Pemeriksaan operasional terhadap aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi dalam upaya mengurangi tingkat keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan : studi kasus pada CV. Seruling Mas

Abstract

Perusahaan bergerak di bidang industri tekstil yang menghasilkan kain grey. Setiap perusahaan tentunya memiliki tujuan utama memperoleh keuntungan atau laba. Untuk mencapainya maka perusahaan harus memperhatikan kualitas dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan pesanan pelanggan. Walaupun dari segi kualitas sudah cukup baik, namun perusahaan masih sering mengalami keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Oleh karena itu, pemeriksaan operasional diperlukan untuk mengetahui faktor penyebab keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Pemeriksaan operasional adalah pemeriksaan yang dilakukan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi suatu metode dan prosedur pada bagian operasi di dalam perusahaan dengan hasil akhir berupa saran dan rekomendasi yang bertujuan sebagai bahan pertimbangan bagi pihak manajemen dalam melakukan tindakan perbaikan. Pemeriksaan operasional dilakukan terhadap proses produksi terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian aktivitas produksi. Perencanaan dan pengendalian produksi yaitu proses penentuan, penetapan kegiatan-kegiatan produksi, dan pengawasan yang dilakukan terhadap proses serta hasil produksi agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Perencanaan dan pengendalian produksi yang tidak baik dapat menyebabkan permasalahan dalam setiap tahapan produksi yang dapat berujung pada keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah descriptive study. Sumber data yang digunakan berupa data primer, yaitu hasil wawancara dan observasi, sedangkan data sekunder seperti jadwal acuan produksi perusahaan, jadwal pengiriman, dan sebagainya. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah melakukan perbandingan jadwal perusahaan dengan aktual pelaksanaannya, serta melakukan analisis penyebab dan dampak terjadinya keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Objek penelitian adalah pemeriksaan operasional pada aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi dalam upaya mengurangi tingkat keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan (studi kasus pada CV Seruling Mas) Berdasarkan hasil wawancara dan observasi dapat diketahui perusahaan memiliki beberapa kelemahan yang menyebabkan keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Selain wawancara dan observasi, dilakukan juga perbandingan antara jadwal acuan perusahaan dengan aktual pelaksanaan produksi terhadap 10 sample pesanan. Kemudian seluruh temuan kelemahan dianalisis berdasarkan empat temuan utama, yaitu perencanaan dan pengendalian pemesanan benang kepada supplier yang kurang memadai, perencanaan dan pengendalian penerimaan, pemeriksaan, serta penyimpanan bahan baku dari supplier yang kurang memadai, perencanaan dan pengendalian aktivitas pembuatan kain grey dan quality control kain grey kurang memadai, serta perencanaan dan pengendalian aktivitas pencelupan kain grey dan quality control kain grey berwarna kurang memadai. Pada tahun 2018, berdasarkan sepuluh sample yang diteliti, diketahui bahwa biaya pengiriman tambahan yang dilakukan kepada pelanggan dan perusahaan outsource adalah sebesar Rp 1.576.775,00. Selain itu, biaya tambahan pencelupan ulang dan biaya lembur yang harus dikeluarkan perusahaan berdasarkan seluruh pesanan tahun 2018 adalah sebesar Rp 389.811.700,00. Terdapat beberapa rekomendasi yang diperoleh dari pemeriksaan operasional yang dapat dilakukan perusahaan dalam upaya mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Agar perencanaan dan pengendalian aktivitas produksi perusahaan lebih baik maka sebaiknya perusahaan harus menyempurnakan Master Production Schedule (MPS) untuk masing-masing pesanan pelanggan yang diterima secara spesifik. Selain itu perusahaan sebaiknya membuat SOP secara lengkap, tertulis, dan jelas serta rutin melakukan update apabila terdapat perubahan. Serta perusahaan sebaiknya memiliki fungsi PPIC Pemeriksaan operasional sebaiknya dilakukan secara konsisten dan berkala agar dapat terus memberikan manfaat pada pelaksanaan proses penyelesaian pesanan pelanggan.