Pemeriksaan operasional terhadap pengelolaan persediaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan : studi kasus pada Kafe Libertad Union

Abstract

Dunia bisnis saat ini sangatlah bertumbuh dan berkembang dengan cepat ditambah dengan kebutuhan manusia yang semakin meningkat. Perusahaan dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen dan memberikan pelayanan yang memuaskan sehingga dapat memberikan nilai tambah bagi konsumen. Kafe terutama coffee shop¸ merupakan salah satu bisnis kuliner yang saat ini bertumbuh pesat dan mudah untuk kita temui dimanapun. Persediaan merupakan aset yang sangat penting bagi usaha kafe sehingga perlu dikelola dengan baik. Dengan pengelolaan persediaan yang efektif dan efisien, dapat menunjang kelancaran aktivitas operasi kafe. Pemeriksaan operasional merupakan pemeriksaan pada suatu operasi yang dilakukan dari sudut pandang pihak manajemen untuk mengevaluasi efektivitas, efisiensi dan ekonomis dari semua kegiatan operasi. Untuk memastikan kegiatan operasi berjalan dengan lancar dibutuhkan pengendalian intern. Pengendalian intern merupakan suatu sistem terkait kebijakan dan prosedur yang dirancang oleh pihak manajemen yang dapat dipertanggungjawabkan dalam meraih tujuan perusahaan. Salah satunya adalah dengan pengelolaan persediaan. Pengelolaan persediaan adalah kegiatan dalam memperkirakan jumlah persediaan bahan baku yang tepat, dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak kekurangan dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan yang ada. Pengelolaan persediaan dibutuhkan agar perusahaan tidak mengalami kerugian akibat jumlah persediaan yang terlalu besar ataupun jumlah persediaan yang kekurangan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi deskriptif. Peneliti menggunakan teknik pengumpulan data studi literatur dan studi lapangan yang terdiri dari wawancara, observasi serta dokumentasi. Data yang telah dikumpulkan kemudian dilakukan analisis untuk menarik suatu kesimpulan. Objek penelitian dalam penelitian ini adalah pemeriksaan operasional terhadap pengelolaan persediaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan pada kafe Libertad Union. Melalui pemeriksaan operasional, peneliti memutuskan critical problem berupa pengelolaan persediaan yang belum efektif dan efisien. Berdasarkan hasil pemeriksaan operasional, peneliti juga menemukan kelemahan-kelemahan pada Libertad Union, yaitu pengelolaan persediaan fisik pada kafe yang belum memadai, prosedur pencatatan dan pengawasan dokumen persediaan yang belum memadai, pembelian bahan baku masih belum memadai, pelaksanaan operasi kafe sehari-hari yang belum sesuai dengan struktur organisasi dan uraian pekerjaan Libertad Union, serta informasi dan komunikasi Libertad Union yang belum memadai. Pengelolaan persediaan yang belum efektif dan efisien juga menimbulkan kerugian bagi kafe. Dari hasil perhitungan diketahui bahwa kafe mengalami kerugian atas kerusakan bahan baku selama bulan Januari hingga April 2019 sebesar Rp1.963.763,-. Kafe juga diperkirakan mengalami penurunan pendapatan sebesar Rp231.000,- selama bulan Januari hingga April 2019 akibat menu sold out. Dari hasil stock opname pada tanggal 30 April 2019, diketahui juga terjadi kehilangan persediaan sebesar Rp351.998,- dan pemborosan pemakaian bahan baku sebesar Rp119.635,-. Selain itu, adapun terjadinya kesalahan pencatatan, yaitu diketahui adanya jumlah persediaan fisik lebih besar daripada pencatatan sebesar Rp278.093,- serta adanya jumlah persediaan fisik lebih kecil daripada pencatatan sebesar Rp30.052,-. Hal tersebut disebabkan karena prosedur pencatatan dan pengawasan dokumen terkait persediaan Libertad Union belum memadai. Oleh karena itu, peneliti menyarankan untuk kafe membuat kebijakan dan prosedur pengelolaan persediaan yang baik secara tertulis, melakukan pencatatan dokumen persediaan yang akurat dan memadai, memberikan pelatihan pegawai sebagai divisi pembelian dan divisi gudang, melakukan stock opname secara berkala, serta melakukan pemeriksaan operasional secara berkala.