Peranan pemisahan fungsi dan penggunaan dokumen dalam meningkatkan efektivitas siklus pembelian pada Summer Hills Bandung

Abstract

Dengan adanya kemajuan teknologi informasi pada era globalisasi semakin membuka peluang bagi banyak industri, salah satunya industri perhotelan, untuk saling berkompetisi. Untuk itu, banyak hotel yang ingin terus meningkatkan efektivitas kegiatan operasionalnya agar dapat menciptakan keunggulan dalam bersaing. Kegiatan operasional perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa siklus, salah satunya adalah siklus pembelian. Aktivitas-aktivitas pada siklus pembelian terkadang masih belum menjadi bagian yang diperhatikan oleh perusahaan, sehingga perusahaan masih belum menerapkan sistem pengendalian yang baik. Summer Hills Bandung sebagai hotel yang menghadapi persaingan ketat, belum menerapkan sistem pengendalian yang baik pada aktivitas-aktivitas siklus pembeliannya, akibatnya timbul masalah seperti adanya perangkapan fungsi serta penggunaan dokumen yang kurang memadai. Siklus pembelian pada Summer Hills Bandung terdiri dari empat aktivitas, yaitu aktivitas permintaan dan pemesanan barang, aktivitas penerimaan dan pengembalian barang, aktivitas persetujuan invoice, dan pembayaran kepada Supplier. Aktivitas pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah pada perusahaan yaitu berupa pemisahan fungsi dan penggunaan dokumen yang memadai. Pemisahan fungsi dibagi menjadi lima kategori, yaitu authorization (pengesahan), custody (penyimpanan), recording (pencatatan), checking (pemeriksaan), dan executing (pelaksanaan). Prinsip rancangan dokumen yang baik adalah dokumen diberikan nomor urut secara tercetak, langsung dibuat pada saat transaksi dilakukan, dibuat seminimal mungkin agar mudah dipahami, dan dibuat untuk membantu melakukan koreksi jika ada kesalahan. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode studi deskriptif, melalui penelitian lapangan dengan teknik pengumpulan data, yaitu melalui observasi dan wawancara. Selain itu dilakukan penelitian pustaka, yaitu dengan mencari, membaca, mengutip, dan menyimpulkan berbagai literatur yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan penulis. Pada siklus pembelian di Summer Hills Bandung, pemisahan fungsi dan penggunaan dokumen sudah ada, namun masih belum diterapkan secara memadai. Pemisahan fungsi belum dilakukan secara tepat dan dokumen yang digunakan masih belum lengkap. Pemisahan fungsi dan penggunaan dokumen yang diterapkan perusahaan belum berperan dalam meningkatkan efektivitas siklus pembelian. Untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian, penulis memberikan beberapa saran, yaitu dilakukan pemisahan fungsi untuk bagian Purchasing dari bagian Gudang, memisahkan General Cashier dari bagian Accounting menjadi bagian Finance : General Cashier, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian Accounting : Accounts Payable, perusahaan perlu membuat dan menggunakan dokumen material requisition, dokumen purchase order, dokumen receiving report, dokumen debit memo, dokumen voucher package, dan membubuhi cap “lunas” pada voucher package beserta dokumen pendukungnya.