Rancangan kontrol sistem dalam rangka optimalisasi E-Procurement PT. Matahari Putra Prima, Tbk.

Abstract

PT. Matahari Putra Prima Tbk merupakan salah satu peritel modern multi format yang menonjol di Indonesia. Dalam proses pengadaan, PT. Matahari Putra Prima Tbk sudah menggunakan e-procurement dengan sistem NTMS (Non-Trade Management System). E-procurement pada PT. Matahari Putra Prima Tbk sudah berjalan dengan baik, tetapi dapat ditingkatkan dengan membuat rancangan sistem yang dapat meningkatkan kontrol pada proses e-procurement. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Jenis penilitan yaitu deskriptif analitis. Prosedur pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berupa wawancara dan studi dokumen. Teknik analisis data yang digunakan yaitu Business Process Model and Notation (BPMN). Sistem e-procurement yang dirancang adalah untuk meningkatkan kontrol pada proses e-procurement di PT. pMatahari Putra Prima Tbk dengan adanya rancangan BPMN input items and items description, tampilan layar purchase request, BPMN riwayat, dan tampilan layar riwayat. BPMN input items and items description terdiri dari input nama / jenis barang, input merk barang, input ukuran barang, input warna barang, input kriteria / ketentuan, dan input keterangan lengkap / note. Tampilan layar purchase request terdiri dari NIK, nama prepaper, requisition number dan request date, currency, requestor, status, project name, items dan items description, CAPEX, OPEX, approval, nama yang meng-approve, location, tanggal dibutuhkan, quantity requested, exchange rate, status, status PR, unit price, estimated price per unit dan total. BPMN riwayat terdiri dari login, pilih kode PR, RFP dan kode PO, melihat apakah ada keterlambatan, dan klik kirim warning ke suatu bagian yang menyebabkan keterlambatan proses e-procurement. Tampilan layar riwayat terdiri dari NIK, kode PR, kode RFP, kode PO, tabel riwayat pembelian, bagian yang terlambat, dan send warning. Dalam merancang sistem e-procurement untuk PT. Matahari Putra Prima Tbk, dibutuhkan database, dokumen dan prosedur yang baik. PT. Matahari Putra Prima Tbk perlu meningkatkan kemampuan sistem dan melakukan training kepada karyawan agar rancangan sistem yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik.