Rancangan sistem pengadaan berbasis elektronik di LKPP-DPRD Kota Bandung

Abstract

DPRD Kota Bandung merupakan salah satu instansi pemerintah yang melaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa berbasis elektronik (e-procurement). Salah satu bagian dari e-procurement adalah e-purchasing, yaitu tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik. Saat ini, kegiatan e-purchasing di DPRD Kota Bandung yang dimiliki oleh LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah) sudah berjalan dengan baik. Namun, masih ada bagian yang dapat lebih dioptimalkan khususnya pada kontrol waktu. Kegiatan e-purchasing saat ini membutuhkan batasan waktu pada setiap kegiatan dan membutuhkan riwayat pesanan yang dapat memperlihatkan keterlambatan baik itu dilakukan oleh Pejabat Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, maupun Penyedia. Sehingga tidak ada pihak yang saling menuduh saat terjadi keterlambatan. Guna menghindari keterlambatan, saat ini kegiatan e-purchasing juga membutuhkan reminder untuk para pengguna yang belum memberikan konfirmasi agar segera melakukan approval pesanan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif analitis. Untuk menggambarkan proses e-procurement diperlukan Business Process Model and Notation (BPMN). Penelitian ini diawali dengan menggambarkan proses e-purchasing di DPRD Kota Bandung, enam model e-procurement dari berbagai macam perusahaan, satu model e-procurement yang sudah digabungkan dari keenam model e-procurement, dan diakhiri dengan rancangan e-purchasing yang baru di DPRD Kota Bandung. Rancangan proses e-purchasing yang baru memiliki 13 modul yang terdiri dari: memberikan purchase request (PR), membuat dan mengirimkan request for quotations (RFQ), membuat surat penolakan, mencari supplier baru, membuat RFQ, menerima dan mengirim approved RFQ, menerima approved RFQ, mengeluarkan purchase order (PO), riwayat pengiriman, membuat berita acara, riwayat penerimaan, riwayat pembayaran, dan pengecekan riwayat. Dengan adanya rancangan baru ini, kegiatan e-purchasing di DPRD Kota Bandung diharapkan dapat lebih optimal dalam pelaksanaannya.