Peranan aktivitas pengendalian pada siklus pembelian untuk menghasilkan informasi yang andal : studi kasus pada Rumah Makan SI

Abstract

Di zaman yang semakin berkembang ini, bidang kuliner sedang marak diminati masyarakat. Dalam bidang kuliner, proses pembelian bahan baku merupakan bagian penting dalam kegiatan operasionalnya sehingga membutuhkan pengendalian yang memadai. Rumah Makan SI sebagai salah satu perusahaan dalam bidang kuliner membutuhkan aktivitas pengendalian yang memadai karena banyaknya transaksi pembelian yang dilakukan oleh rumah makan sehingga informasi yang dihasilkan harus andal. Oleh karena itu, perlu dianalisis peranan aktivitas pengendalian terhadap siklus pembelian dalam menghasilkan informasi yang andal. Untuk melakukan analisis tersebut, penulis harus mengetahui komponen aktivitas pengendalian dan syarat informasi yang andal. Adanya penerapan komponen aktivitas pengendalian dalam siklus pembelian berguna untuk membantu manajemen dalam mengidentifikasi serta mengantisipasi risiko yang mungkin terjadi dalam setiap prosedur pembelian, sehingga perusahaan dapat menghasilkan informasi yang andal dari setiap prosedur pada siklus pembelian. Dari informasi yang andal tersebut dapat digunakan oleh manajer untuk pengambilan keputusan terkait kelangsungan dan pencapaian tujuan perusahaan. Pada penelitian ini, penulis menggunakan metode deskriptif yang menjelaskan hubungan antar variabel. Selain itu, penulis memperoleh data untuk mendukung penelitian melalui observasi kegiatan operasional rumah makan, hasil wawancara, serta melakukan dokumentasi atas dokumen intern perusahaan. Penulis juga melakukan studi literatur untuk memperoleh teori pendukung penelitian. Penulis menganalisis prosedur dan aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh Rumah Makan SI, sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang kuliner di Semarang. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis, secara keseluruhan semua prosedur pembelian di Rumah Makan SI masih belum memadai. Prosedur pemesanan barang di Rumah Makan SI masih menggunakan catatan pemesanan yang berisi daftar barang yang harus dibeli oleh bagian pembelian dan tidak dibuat rangkap sehingga tidak menutup kemungkinan terjadinya pemesanan untuk kepentingan pribadi baik dari bagian pembelian maupun karyawan lain. Kemudian untuk prosedur penerimaan barang di Rumah Makan SI juga belum memadai dikarenakan adanya penggabungan fungsi antara pemesanan dan penerimaan yang dilakukan oleh bagian dapur sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan seperti pembelian fiktif yang dapat merugikan pihak rumah makan, selain itu dengan adanya penggabungan fungsi tersebut tidak menjamin keamanan penyimpanan persediaan bahan baku. Prosedur persetujuan tagihan pemasok dikatakan belum memadai juga karena hanya disetujui oleh bagian dapur selaku penerima barang dengan menandatangani Tanda Terima Faktur, tanpa persetujuan dari manajer sebagai pihak yang melakukan pemesanan tersebut maka keandalan informasi atas kesesuaian antara jumlah barang yang diterima dengan yang dipesan pun diragukan. Sementara untuk prosedur pembayaran tagihan di Rumah Makan SI belum memadai dikarenakan proses pembayaran masih dilakukan oleh bagian dapur selaku penerima barang dari pemasok dengan menerima kas dari bagian kasir, dengan hal tersebut menghasilkan kemungkinan terjadinya kerjasama antara bagian dapur dengan pemasok untuk menggelapkan kas yang diterima dari bagian kasir sehingga dapat merugikan pihak rumah makan. Penulis menyarankan agar rumah makan membuat purchase requisition, purchase order dan receiving report, manajer melakukan pemeriksaan pada setiap prosedur, memisahkan fungsi penerimaan dan permintaan, juga fungsi kasir dan akuntansi, memberikan otorisasi khusus berupa tanda tangan, serta membuat bagan struktur organisasi dan deskripsi kerja secara tertulis.