Evaluasi sistem pembelian untuk meningkatkan pengendalian internal bahan baku PT. Evatex Bandung

Abstract

Penerapan sistem akuntansi yang tepat bukan hanya membantu manajer dalam mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan, tetapi juga dapat meningkatkan pengendalian internal. Hal ini juga berlaku pada perusahaan tekstil, perusahaan tidak boleh kehabisan persediaan bahan baku yang dapat menghambat jalannya aktivitas produksi karena dapat mengakibatkan kekecewaan pada pelanggan atas keterlambatan produk yang dipesan sehingga kepercayaan pelanggan akan berkurang. Maka dari itu, perusahaan harus memiliki sistem pembelian yang baik sehingga mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Sistem pembelian harus didukung dengan prosedur yang jelas dan sistematis untuk mengurangi tingkat kesalahan pada bagian pembelian bahan baku. Kegiatan pembelian harus terdapat kejelasan otorisasi untuk menghindari terjadinya pembelian fiktif, keterlambatan waktu pemesanan, dan perolehan bahan baku. Penelitian dilakukan pada PT. Evatex, perusahaan tekstil yang terkadang mengalami hambatan seperti terjadi kekurangan maupun kelebihan bahan baku di dalam gudang, bahan baku yang dikirim pemasok kadang-kadang ada yang cacat atau rusak. Sistem pembelian adalah proses pembelian dalam sebuah perusahaan, berawal dari penawaran harga seorang pemasok (vendor) atas suatu jenis barang, selanjutnya perusahaan tertarik akan barang yang ditawarkan lalu melakukan pemesanan atas barang tersebut dengan mengirimkan formulir pemesanan barang (Mahmudi, 2005:189). Romney dan Steinbart (2015:226) mengatakan bahwa pengendalian internal adalah sebuah proses yang menyebar ke seluruh aktivitas pengoperasian perusahaan dimana memberikan jaminan yang memadai berupa mengamankan aset, mengelola catatan secara detail yang baik untuk melaporkan aset perusahaan secara akurat dan wajar, memberikan informasi yang akurat dan reliabel, menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dan mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional. Pengendalian internal terhadap bahan baku sangatlah penting, karena bahan baku merupakan hal utama bagi perusahaan manufaktur. Persediaan bahan baku yang dihasilkan dari pembelian perlu diawasi, karena jika terjadi kehilangan maka dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif analitis. Data diperoleh melalui wawancara kepada Direktur dan Bagian Pembelian PT. Evatex mengenai sistem pembelian dan pengendalian internal terkait bahan baku, peneliti mengamati prosedur pembelian yang dilakukan oleh PT. Evatex dan kemudian dievaluasi melalui penjabaran yang tujuan akhirnya untuk meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Berdasarkan hasil evaluasi sistem pembelian PT. Evatex, sistem pembelian yang ada belum tepat. Hal ini dilihat dengan pesanan bahan baku baru dilakukan saat adanya pesanan dari pelanggan, tidak tersedianya Purchase Order, dan tidak adanya pencatatan atas persediaan bahan baku. Pengendalian internal terkait bahan baku pada PT. Evatex kurang memadai karena terdapat rangkap jabatan antara bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan yang mendorong terjadinya penyimpangan atas manipulasi harga barang dan pencatatan, tidak tersedianya beberapa dokumen pendukung, Standard Operational Procedure, maupun flowchart sebagai pengendalian internal bahan baku. Sistem pembelian bahan baku yang belum tepat ini menyebabkan pengendalian internal bahan baku PT. Evatex lemah. Untuk meningkatkan pengendalian internal bahan baku, sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan jabatan antara fungsi pembelian, akuntansi, dan keuangan untuk mencegah adanya risiko angka pembelian fiktif mengenai harga bahan baku dan manipulasi catatan transaksi yang terjadi, juga tersedianya Purchase Order; Laporan Penerimaan Barang; Kartu Stok Gudang. Ke depannya, sebaiknya perusahaan mulai merancang sistem yang terkomputerisasi untuk mendukung pengendalian internal dan memudahkan berkomunikasi dengan pemasok maupun pelanggan, dan tersimpannya dokumen-dokumen penting agar terhindar dari hilang atau rusak.