Pembangunan perangkat lunak sistem informasi kebutuhan surat akademik mahasiswa di Fakultas Teknologi Informasi dan Sains Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Surat akademik untuk mahasiswa merupakan surat resmi untuk kebutuhan akademik mahasiswa baik itu kelompok maupun perorangan yang dikeluarkan oleh suatu institusi pendidikan. Saat ini pembuatan surat akademik di lingkungan Universitas Katolik Parahyangan (UNPAR) dan Fakultas Teknologi Informasi dan Sains (FTIS) masih dilakukan secara manual sehingga tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem otomasi yang dapat memproduksi surat secara masal. Mailmerge merupakan suatu konsep yang banyak diterapkan oleh sejumlah aplikasi pengolah kata untuk memproduksi dokumen secara masal. Mailmerge membutuhkan sebuah dokumen utama yang akan digunakan sebagai teks tetap dan memuat variabel-variabel yang nantinya akan diisi dengan nilai yang didapat dari file data. Website SIKSA yang dibangun mengadaptasi konsep mailmerge pada bahasa markup LATEXuntuk memproduksi setiap pesanan surat akademik yang masuk. Sebagai dokumen utama digunakan file berekstensi .tex yang berfungsi sebagai format surat yang berisi teks tetap dan memuat variabel-variabel nilai yang berupa data kebutuhan surat. Nilai-nilai yang digunakan untuk mengisi variabel-variabel pada file format surat diambil dari database yang sebelumnya diisi oleh pemohon surat. Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa website SIKSA telah berhasil diimplementasikan. Pengujian yang telah dilakukan yaitu pengujian pada fitur login, pembuatan surat oleh mahasiswa, penambahan nomor surat dan generate surat, mengubah status penandatanganan surat, mengubah status pengambilan surat, menghapus sebuah record pada database mahasiswa, menghapus format surat, menambah format surat dan megubah semester dan tahun akademik pada setiap data mahasiswa yang terdaftar.