Abstract:
Surat akademik untuk mahasiswa merupakan surat resmi untuk kebutuhan akademik mahasiswa
baik itu kelompok maupun perorangan yang dikeluarkan oleh suatu institusi pendidikan. Saat
ini pembuatan surat akademik di lingkungan Universitas Katolik Parahyangan (UNPAR) dan
Fakultas Teknologi Informasi dan Sains (FTIS) masih dilakukan secara manual sehingga tidak
efektif dan efisien. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem otomasi yang dapat memproduksi
surat secara masal.
Mailmerge merupakan suatu konsep yang banyak diterapkan oleh sejumlah aplikasi pengolah
kata untuk memproduksi dokumen secara masal. Mailmerge membutuhkan sebuah dokumen
utama yang akan digunakan sebagai teks tetap dan memuat variabel-variabel yang nantinya
akan diisi dengan nilai yang didapat dari file data.
Website SIKSA yang dibangun mengadaptasi konsep mailmerge pada bahasa markup LATEXuntuk
memproduksi setiap pesanan surat akademik yang masuk. Sebagai dokumen utama digunakan
file berekstensi .tex yang berfungsi sebagai format surat yang berisi teks tetap dan memuat
variabel-variabel nilai yang berupa data kebutuhan surat. Nilai-nilai yang digunakan untuk
mengisi variabel-variabel pada file format surat diambil dari database yang sebelumnya diisi oleh
pemohon surat.
Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa website SIKSA telah
berhasil diimplementasikan. Pengujian yang telah dilakukan yaitu pengujian pada fitur login,
pembuatan surat oleh mahasiswa, penambahan nomor surat dan generate surat, mengubah
status penandatanganan surat, mengubah status pengambilan surat, menghapus sebuah record
pada database mahasiswa, menghapus format surat, menambah format surat dan megubah
semester dan tahun akademik pada setiap data mahasiswa yang terdaftar.
