Evaluasi terhadap sistem manajemen kualitas internal pada Indonesian International Student Mobility Awards (IISMA)

Abstract

Sistem manajemen kualitas merupakan hal yang amat penting untuk dimiliki oleh perusahaan atau organisasi pada umumnya serta setiap program kerja yang dikelola oleh organisasi secara khusus, karena hal tersebut berdampak pada persepsi pelanggan terhadap kemampuan organisasi, produk, jasa, maupun program untuk memenuhi apa yang menjadi ekspektasi, keinginan atau kebutuhannya. Dengan terpenuhinya ekspektasi pelanggan, KPI atau Key Performance Indicator yang ditetapkan pun dapat dengan lebih mudah tercapai. Indonesian International Student Mobility Awards atau IISMA merupakan salah satu program beasiswa dari Pemerintah Indonesia di bawah Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) yang bertujuan untuk mengirimkan mahasiswa sarjana semester lima (5) hingga tujuh (7) untuk belajar di perguruan tinggi terkemuka di luar negeri selama satu (1) semester. Mulai diselenggarakan pada tahun 2021, program IISMA dikonsepsikan secara cukup terburu-buru dengan sumber daya manusia yang amat terbatas sehingga sistem manajemen kualitas pada tahun pertamanya masih belum terlalu matang. Meskipun demikian, program tetap berjalan apa adanya hingga kini, IISMA telah mengirimkan satu angkatan ke luar negeri (yang mana sebagian telah pulang kembali ke Tanah Air) dan pada waktu yang sama juga tengah menyelenggarakan program tahun keduanya, di tahun 2022 hingga awal 2023. Karena telah mendapatkan peningkatan popularitas, dukungan, serta tenaga kerja pada tahun keduanya, IISMA bertekad untuk mengevaluasi dan meningkatkan mutu sistem manajemen kualitasnya melalui berbagai cara. Masalah pada proses penjaminan mutu dapat diatasi dengan menerapkan berbagai prinsip dan alat manajemen kualitas. Penyebaran kebijakan, pembuatan standar, serta kepatuhan terhadap standar yang telah dibuat menjadi kunci penerapan sistem manajemen kualitas di IISMA. Perencanaan dan penerapan sistem manajemen kualitas untuk program seperti IISMA tidak terlepas dari partisipasi seluruh stakeholder, sehingga perlu dilakukan identifikasi proses bisnis termasuk seluruh stakeholder yang terlibat kendati IISMA bukan merupakan “bisnis” dalam arti tradisional. Jenis penelitian ini adalah applied research yang bertujuan untuk mengatasi permasalahan serta memberi rekomendasi perbaikan kepada organisasi (dalam hal ini organisasi pengelola IISMA). Penelitian ini menggunakan metode deskriptif untuk menggambarkan proses manajemen kualitas dan bagaimana penerapan serta evaluasinya pada program IISMA. Data diperoleh dari data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dikoleksi dengan sengaja untuk kepentingan penelitian yang diperoleh dari hasil analisis data perusahaan serta survei. Sementara itu, sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber yang telah ada, termasuk buku, jurnal, dokumen, serta internet. Menurut penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan dan penerapan manajemen kualitas internal pada program IISMA sudah cukup baik, tetapi dengan ruang untuk perbaikan terkait sejumlah standar yang belum tercapai pada pelaksaannya serta sejumlah pemborosan yang masih ditemukan di program.