Pemeriksaan operasional atas aktivitas produksi untuk mengurangi tingkat keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan : studi kasus pada PT. Trimitra Garmedindo Interbuana

Abstract

Dampak dari pandemi Covid-19 telah membuat perusahaan alat kesehatan bekerja lebih keras untuk memenuhi peningkatan permintaan. Situasi ini telah mengakibatkan kendala di bagian produksi, misalnya keterlambatan dalam memenuhi target tepat waktu. Keterlambatan yang terjadi secara terus menerus menyebabkan aktivitas produksi berjalan tidak efektif dan efisien serta mengakibatkan pengeluaran biaya tambahan. Oleh karena itu, pemeriksaan operasional perlu dilakukan pada PT. Trimitra Garmedindo Interbuana (PT.TGI) terkait aktivitas produksi untuk mengetahui faktor apa saja penyebab produksi yang tidak efektif dan efisien serta memberikan rekomendasi kepada perusahaan agar aktivitas produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Pemeriksaan operasional merupakan proses mengevaluasi apakah aktivitas operasi perusahaan sudah efektif, efisien, dan ekonomis dari sudut pandang pihak manajemen. Pemeriksaan operasional menghasilkan rekomendasi kepada pihak manajemen perusahaan untuk memperbaiki aktivitas operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan aktivitas operasi secara ekonomis, efisien, dan efektif. Aktivitas produksi merupakan salah satu aktivitas paling penting pada perusahaan manufaktur di mana nilai tambah dari produk yang dihasilkan perusahaan sebagian besar didapatkan di proses produksi. Aktivitas produksi yang tidak efektif dan efisien dapat menyebabkan masalah keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif. Pengumpulan data dilakukan secara primer di mana data primer dikumpulkan melalui wawancara dan observasi. Sementara itu, data sekunder diperoleh melalui buku, jurnal, dan laporan terkait pemeriksaan operasional, aktivitas produksi, serta teori manajemen operasi. Objek penelitian adalah pemeriksaan operasional pada aktivitas produksi untuk mengurangi tingkat keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan yang dilakukan dengan studi kasus pada PT. TGI. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, perusahaan memiliki temuan kelemahan yang menyebabkan keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan dengan ratarata persentase keterlambatan 20% dari 15 sample pesanan, serta dilakukan juga perbandingan antara jadwal produksi dengan pelaksanaan produksi aktual pada 15 sample pesanan dari bulan September 2020 hingga bulan Desember 2020. Seluruh kelemahan perusahaan dianalisis menjadi dua temuan utama yaitu perusahaan seringkali mengalami keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan dikarenakan aktivitas produksi yang tidak efektif dan efisien, dan perusahaan kadangkala mengalami keterlambatan dikarenakan faktor ekstern yang sulit untuk dikendalikan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa aktivitas produksi masih belum efektif dan efisien. Dari total 15 sample pesanan yang diteliti terdapat biaya tambahan yang harus perusahaan tanggung sebagai akibat dari keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan yaitu biaya lembur karyawan sebesar Rp 145.152.000,00, biaya denda keterlambatan sebesar Rp 42.600.223,00, dan biaya air freight sebesar Rp 17.600.200,00. Total dari biaya tambahan yang harus perusahaan tanggung dari 15 sample pesanan adalah sebesar Rp 205.352.423,00. PT. TGI belum pernah melakukan pemeriksaan operasional terhadap aktivitas produksinya, dengan adanya pemeriksaan operasional maka kelemahan yang ada terkait aktivitas produksi dapat teridentifikasi. Pada penelitian ini telah memberikan rekomendasi yang diharapkan dapat mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Rekomendasi yang diberikan yaitu PT. TGI perlu memiliki bagian audit internal yang dapat secara berkala melaksanakan pemeriksaan operasional dan memberikan laporan hasil audit kepada manajemen perusahaan untuk ditindaklanjuti hasil temuannya.