Pemeriksaan operasional terhadap proses produksi dalam penyelesaian pesanan yang efekif dan efisien : studi kasus pada CV. Packoche Nacaboe

Abstract

Perkembangan dunia bisnis semakin ketat dari waktu ke waktu sehingga perusahaan didorong untuk memiliki keunggulan bersaing. Salah satu faktor kunci pencapaian keunggulan bersaing di dalam sebuah perusahaan adalah dengan memperhatikan faktor efektivitas, efisiensi dan ekonomis di dalam seluruh kegiatan operasi yang dijalankan. Namun, dalam menjalankan kegiatan operasi, perusahaan sering mengalami masalah pada proses produksi yang efektif tetapi tidak efisien, serta proses produksi yang tidak efektif dan tidak efisien dalam penyelesaian pesanan, hal tersebut ditandai dengan perusahaan sering mengalami keterlambatan dalam penyelesaian pesanan. Untuk mengetahui penyebab dan perlunya tindakan perbaikan, maka perusahaan memerlukan pemeriksaan operasional khususnya di dalam proses produksi. Pemeriksaan operasional adalah suatu proses sistematis yang dilakukan untuk mengevaluasi kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk prosedur dan metode operasi perusahaan dalam menilai efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi suatu kegiatan operasi dalam mendukung tercapainya tujuan organisasi. Pemeriksaan operasional dilakukan dalam lima tahap, yaitu tahap perencanaan, tahap program kerja, tahap pemeriksaan lapangan, tahap pengembangan temuan dan rekomendasi, dan tahap pelaporan. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah descriptive study. Sumber data yang digunakan berupa data primer, yaitu hasil wawancara dan observasi, serta data sekunder pada penelitian ini seperti struktur organisai, deskripsi pekerjaan, SOP, peraturan karyawan, dokumen dan data perusahaan lainnya. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah studi lapangan dan studi pustaka. Objek penelitian adalah pemeriksaan operasional terhadap proses produksi dalam penyelesaian pesanan yang efektif dan efisien pada CV Packoche Nacaboe. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, perusahaan memiliki kelemahan-kelemahan yang menyebabkan proses produksi dalam penyelesaian pesanan yang efektif tetapi tidak efisien, serta penyelesaian pesanan yang tidak efektif dan tidak efisien, sehingga menyebabkan keterlambatan penyelesaian pesanan. Dari bulan April 2019 sampai dengan bulan September 2019, perusahaan mengalami keterlambatan penyelesaian pesanan lebih dari 50% setiap bulannya. Keterlambatan penyelesaian pesanan tersebut disebabkan oleh lima faktor yaitu faktor material sebesar 3%, faktor metode sebesar 33%, faktor manusia sebesar 47%, faktor mesin sebesar 10% dan faktor lingkungan sebesar 7% terhadap keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Perusahaan mengeluarkan biaya lembur karyawan sebesar Rp 23.308.500 dan kerugian yang dialami perusahaan karena menggunakan jasa jahit di luar perusahaan (outsource) sebesar Rp 8.173.500 untuk mengejar keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Selain itu, perusahaan juga mengeluarkan biaya tambahan lainnya untuk memperbaiki produk cacat, kerugian sebesar biaya produksi untuk produk cacat yang tidak dapat diperbaiki dan tidak dapat dijual, serta biaya kesempatan yang hilang dan tidak memperoleh pendapatan bunga yang seharusnya didapatkan jika pembayaran dilakukan dengan tepat waktu. Terdapat beberapa rekomendasi yang diperoleh dari pemeriksaan operasional yang dapat dilakukan perusahaan, seperti menambah bagian Production Planning and Inventory Control di perusahaan, melakukan sosialisasi mengenai standard operational procedure, peraturan serta sistem reward dan punishment, dan melakukan pendokumentasian yang memadai dengan melengkapi job description perusahaan, membuat dokumen laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang dan kartu persediaan. Diharapkan melalui rekomendasi tersebut dapat membantu perusahaan untuk dapat menyelesaikan pesanan secara efektif dan efisien sehingga dapat mengurangi masalah keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan.