Peranan pengendalian internal dalam mencegah risiko terjadinya fraud pada siklus pembelian di Hotel The Summit Siliwangi

Abstract

Industri pariwisata Indonesia semakin berkembang seiring dengan meningkatnya destinasi wisata di berbagai daerah. Hal ini pun turut meningkatkan jumlah usaha penginapan seperti hotel sebagai salah satu lumbung pendapatan bagi para wirausaha. Untuk mengendalikan kegiatannya sehari-hari, hotel membutuhkan pengendalian internal yang dapat membantu manajemen dalam mencapai tujuan dan mencegah risiko-risiko yang dapat menghambat tujuan tersebut. Pengendalian internal pada siklus pembelian merupakan bagian penting karena dapat membantu perusahaan dalam mengelola prosedur dan aktivitas pembelian. Pengendalian internal yang digunakan dalam penelitian ini adalah pengendalian internal menurut kerangka COSO ERM yang terdiri dari delapan komponen, yaitu internal environment, objective setting, event identification, risk assessment, risk response, control activities, information & communication, dan monitoring. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi deskriptif. Penulis menggunakan metode ini untuk menjelaskan atau mendeskripsikan suatu keadaan, peristiwa, objek, dan variabel-variabel terkait dengan pengendalian internal siklus pembelian pada hotel. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi untuk mendapatkan data primer, sedangkan data sekunder didapat dari textbooks. Unit penelitian dalam penelitian ini adalah Hotel The Summit Siliwangi yang merupakan salah satu hotel berbintang tiga di Kota Bandung. Berdasarkan hasil penelitian pada Hotel The Summit Siliwangi, diketahui bahwa pengendalian internal yang diterapkan pada siklus pembelian belum memadai dalam mencegah terjadinya risiko fraud. Hal ini dikarenakan struktur organisasi dan job description yang diterapkan tidak sesuai kenyataan, perusahaan belum mengidentifikasi risiko-risiko fraud, masih terdapat perangkapan fungsi pada beberapa bagian yang memegang peran penting dalam aktivitas pembelian, dan tidak adanya monitoring pada siklus pembelian itu sendiri. Terlebih untuk perangkapan fungsi, terjadi pada accounting supervisor dan bagian gudang. Accounting supervisor melakukan pembelian barang, mencatat hutang pemasok, mencatat pembayaran, mengotorisasi pembayaran, dan menyimpan dana pembayaran. Bagian gudang sendiri melakukan penerimaan barang dan mengelola accounts receivable. Dokumen yang digunakan terkait siklus pembelian pun masih memiliki kekurangan baik dari segi format maupun pihak yang mengotorisasi. Adanya kekurangan-kekurangan tersebut, dapat memicu risiko fraud seperti pencurian uang oleh accounting supervisor dan pencurian barang oleh bagian gudang. Oleh sebab itu, penulis merekomendasikan sebaiknya perusahaan memiliki struktur organisasi beserta job description secara tertulis sesuai dengan keadaan terkini; mengidentifikasi risiko-risiko fraud; pemisahan fungsi pada divisi accounting antara accounting supervisor dengan bagian accounts payable; perancangan dokumen kartu gudang, purchase requisition, receiving report, dan bukti pembayaran, pemasangan CCTV pada gudang, serta dilakukannya monitoring pada siklus pembelian agar dapat mencegah risiko fraud.