Peranan aktivitas pengendalian untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian perusahaan : studi kasus pada ASM

Abstract

Perkembangan industri kuliner beberapa tahun belakangan ini menjadi sangat pesat dengan pengaruh berbagai tren yang sedang berjalan. Bisnis kuliner yang banyak menarik minat masyarakat salah satunya adalah bisnis minuman. Belakangan ini muncul banyak bisnis minuman yang memiliki keunikannya masing-masing untuk bersaing di pasar. Untuk menjadi pemain bisnis yang unggul dalam bisnis minuman, perusahaan harus memperhatikan banyak faktor dalam menjalankan bisnisnya dan salah satu faktor penting adalah bahan baku. ASM yang juga bergerak di bisnis minuman pun menyadari hal ini dan menginginkan bisnisnya untuk menggunakan bahan baku terbaik. Untuk mendapatkan kualitas bahan baku dan pengelolaan ketersediaan stok yang baik, perusahaan dapat melakukan pengendalian pada siklus pembelian. Dengan adanya pengendalian diharapkan akan terjadi peningkatan efektivtitas terhadap aktivitas-aktivitas yang ada dalam siklus pembelian. Aktivitas pengendalian merupakan salah satu komponen pengendalian internal yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam mengetahui dan mengatasi risiko-risiko yang dapat terjadi di siklus pembelian. Aktivitas pengendalian yang digunakan merujuk pada COSO Enterprise Risk Management sebagai salah satu rujukan terbaru dari penerapan pengendalian internal. Aktivitas pengendalian ASM pada siklus pembelian akan dianalisa untuk mendapatkan jawaban apakah penerapan aktivitas pengendalian dapat meningkatkan efektivitas siklus pembelian tersebut. Analisa dilakukan terhadap empat tahap siklus pembelian yang terdiri dari tahap pemesanan barang, tahap persetujuan atas tagihan pemasok, tahap pembayaran tagihan pemasok dan tahap penerimaan barang. Penulis menggunakan metode penelitian deskriptif analitis dalam penelitian ini. Dengan metode penelitian deskriptif analitis, penulis bermaksud untuk menjelaskan hubungan antar variabel dalam penelitian. Hubungan antar variabel tersebut akan digunakan penulis untuk mengambil kesimpulan dan memberikan saran-saran yang kiranya dapat bermanfaat untuk perusahaan. Objek penelitian yang digunakan oleh penulis adalah ASM, yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang kuliner dengan spesialisasi minuman. Data-data penelitian didapatkan oleh penulis dengan melakukan wawancara dengan pihak ASM serta melakukan observasi terhadap aktivitas siklus pembelian. Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan oleh penulis, aktivitas pengendalian yang diterapkan pada siklus pembelian ASM belum cukup memadai secara keseluruhan. Pada tahap pemesanan barang tidak terdapat dokumen untuk aktivitas permintaan pembelian dan dokumen Purchase Order yang digunakan pun hanya dibuat satu rangkap. Selain itu juga didapati bahwa General Manager memiliki peran dalam bagian Purchasing, yang menyebabkan tidak ada pemisahan fungsi antara dalam melakukan pemesanan barang. Ketika melakukan persetujuan atas tagihan pemasok juga didapati bahwa tidak ada pemisahan fungsi karena otorisasi pemesanan barang dan persetujuan tagihan sama-sama dilakukan oleh General Manager. Hal yang sama juga terjadi pada tahap pembayaran tagihan, dimana aktivitas pembayaran dilakukan oleh General Manager. Pada tahap penerimaan barang, ASM tidak memiliki dokumen yang memadai sebagai bukti penerimaan barang. Selain itu juga tidak ada dokumen yang berfungsi sebagai dokumen retur pembelian. Untuk mengatasi hal-hal di atas, penulis memberikan beberapa saran yang sekiranya dapat membantu ASM. ASM dapat membuat dokumen Purchase Requisition, Receiving Report, dan Purchase Return agar dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian lebih memadai. Penulis juga menyarankan ASM untuk memperbaiki struktur dokumen Purchase Order dan Kartu Stok Persediaan. Selain itu, penulis merekomendasikan ASM untuk memperbaiki struktur organisasi dan menerapkan pemisahan fungsi dengan lebih baik.