Pemeriksaan operasional terhadap aktivitas produksi dalam upaya mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan : studi kasus pada CV. ITG

Abstract

Perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang sablon memiliki tujuan untuk mencari laba yang seoptimal mungkin dengan memperhatikan kualitas dan ketepatan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan pelanggan. Namun, dalam kenyataannya perusahaan sering mengalami keterlambatan penyelesaian pesanan yang menyebabkan adanya pengeluaran tambahan untuk pembayaran biaya lembur karyawan, biaya pengiriman tambahan, biaya denda karena keterlambatan penyelesaian pesanan, biaya listrik tambahan untuk lembur serta biaya lain-lain sehingga laba perusahaan menjadi tidak optimal. Oleh karena itu, pemeriksaan operasional dibutuhkan untuk mengidentifikasi penyebab keterlambatan penyelesaian pesanan. Pemeriksaan operasional merupakan suatu proses yang sistematis untuk menganalisis dan menilai operasi perusahaan yang didasarkan pada suatu kriteria yang telah ditetapkan. Pemeriksaan operasional bertujuan untuk memberikan rekomendasi yang tepat kepada manajemen dari perusahaan yang diaudit agar perusahaan lebih efektif dan efisien. Aktivitas produksi merupakan aktivitas utama pada perusahaan manufaktur yang menambah dan menciptakan nilai guna pada suatu barang atau jasa. Aktivitas produksi yang tidak efektif dan efisien dapat menyebabkan masalah yang berujung pada keterlambatan penyelesaian pesanan. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah descriptive study. Sumber data yang digunakan berupa data primer, yaitu hasil wawancara dan observasi, dan data sekunder, yaitu data biaya gaji lembur karyawan, data denda akibat keterlambatan, data biaya listrik tambahan, struktur organisasi perusahaan, job description, master production schedule, purchase order, dan dokumen gambaran aktivitas produksi. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan dan studi literatur. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah analisis untuk mengetahui penyebab keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan serta berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan dari setiap aktivitas produksi dengan perbandingan jadwal produksi dan pelaksanaan aktualnya. Objek penelitian adalah pemeriksaan operasional terhadap aktivitas produksi dalam mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan yang dilakukan menggunakan studi kasus pada CV. ITG. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, perusahaan memiliki temuan kelemahan yang menyebabkan keterlambatan penyelesaian pesanan. Selain wawancara dan observasi, dilakukan juga perbandingan antara planning schedule dengan pelaksanaan aktual produksi pada sepuluh sample yang diteliti dari Bulan Januari 2019 - Bulan Maret 2019. Seluruh temuan kelemahan dianalisis berdasarkan lima temuan utama, yaitu penerimaan pesanan dan perancangan desain produk yang masih belum memadai, pengendalian aktivitas produksi sablon yang belum memadai, aktivitas pada divisi proses hot press/curing yang belum memadai, pemeriksaan hasil sablon dan pengemasan hasil hot press/curing belum memadai, serta kebijakan dan prosedur perusahaan pada aktivitas produksi yang belum memadai. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa aktivitas produksi masih belum efisien dan efektif. Dari total sepuluh sample yang diteliti selama Bulan Januari 2019 hingga Bulan Maret 2019, total biaya upah lembur untuk karyawan sebesar Rp 28.417.968,00, total biaya listrik tambahan Rp 17.823,00, total biaya pengiriman tambahan sebesar Rp 1.050.000,00, total biaya denda keterlambatan sebesar Rp 2.002.500,00, dan total biaya lain-lain sebesar Rp 389.000,00 yang dikeluarkan untuk mengejar keterlambatan penyelesaian pesanan. Terdapat beberapa rekomendasi yang diperoleh dari pemeriksaan operasional yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam upaya mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan. Agar aktivitas produksi pada perusahaan dapat berjalan lebih efektif dan efisien, sebaiknya perusahaan membuat SOP yang tertulis jelas dan menerapkan sistem reward dan punishment terhadap karyawan. Pemeriksaan operasional harus dilakukan secara konsisten oleh perusahaan agar perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efektif dan efisien serta masalah keterlambatan dalam penyelesaian pesanan dapat teratasi.