Evaluasi aktivitas pengendalian dalam meningkatkan efektivitas siklus payroll pada Rudy SBP Grafika

Abstract

Jasa percetakan merupakan lapangan usaha yang banyak diminati masyarakat Indonesia sekarang ini karena menjanjikan penghasilan dan pengembalian yang tinggi. Jasa percetakan membutuhkan supplier mesin cetak yang berkualitas dan terpercaya. Rudy SBP Grafika adalah salah satu distributor penyedia mesin cetak impor yang sudah beroperasi lebih dari 28 tahun. Perusahaan mesin cetak seperti Rudy SBP Grafika membutuhkan tenaga kerja yang cukup banyak dalam pengoperasiannya karena kegiatan perusahaan yang mencakup seluruh wilayah Indonesia dan layanan purna jual yang diberikan perusahaan. Sumber daya manusia membutuhkan pengelolaan yang tepat agar dapat beroperasi dengan efektif , efisien, dan dapat meminimalisasi risiko yang dihadapi perusahaan. Kegiatan pengelolaan sumber daya manusia tersebut terjadi di siklus payroll. Aktivitas pengendalian adalah salah satu alat yang dapat digunakan untuk meminimalisasi risiko yang dihadapi perusahaan dan mencegah terjadinya kecurangan. Aktvitas pengendalian bertujuan untuk mendukung aktivitas yang terjadi di perusahaan agar efektif dan dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya. Tidak terkecuali di siklus payroll Rudy SBP Grafika memuat banyak informasi material dan membutuhkan aktivitas pengendalian dalam pengoperasian nya. Penulis akan membahas mengenai aktivitas pengendalian pada siklus payroll Rudy SBP Grafika yang terdiri dari lima kegiatan yaitu, Update Payroll Master Database, Validate Time and Attendance Data, Prepare Payroll, Disburse Payroll, serta Calculate and disbursement employer-paid benefits, taxes, and voluntary employee deductions. Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah descriptive study yaitu metode yang menggunakan pengumpulan data untuk menggambarkan karakteristik seseorang, kejadian, atau situasi. Unit penelitian penulis adalah Rudy SBP Grafika yang bergerak di bidang usaha penyedia mesin cetak. Teknik pengumpulan data yang penulis peroleh dalam penelitian ini adalah melalui wawancara, observasi, dan literature review. Penulis melakukan perbandingan antara data yang diperoleh dengan komponen aktivitas pengendalian yang memadai. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang sudah dilakukan penulis, dapat disimpulkan bahwa aktivitas pengendalian pada siklus payroll di Rudy SBP Grafika sudah cukup memadai namun, masih terdapat beberapa kekurangan, yaitu pada tahap Update Payroll Master Database, belum seluruh karyawan mempunyai NIK. Untuk tahap Validate Time and Attendance Data, sistem lembur masih belum efektif karena desain formulir lembur yang belum tepat. Pada tahap Prepare Payroll, belum adanya pemisahan fungsi antara pencatatan dan perhitungan gaji karyawan. Pada tahap terakhir yaitu Disburse Payroll, slip gaji tidak dibagikan kepada masing-masing karyawan. Dari kesimpulan yang telah disampaikan, maka penulis menyampaikan saran yang diharapkan dapat berguna bagi perusahaan untuk meningkatkan efektivitas siklus payroll yaitu adanya pengamanan bagi data karyawan, pemberian NIK bagi seluruh karyawan perusahaan, adanya penanggung jawab lembur yang bertugas supervisi kegiatan lembur dan mengecek hasil kerja lembur, otorisasi surat permohonan lembur oleh Kepala Divisi yang memuat tanggal dan waktu pengotorisasian, adanya pemisahan fungsi perhitungan dan pencatatan di divisi HRD, pengajuan lembur sebelum karyawan melakukan lembur, dan adanya surat jalan dinas agar perusahaan mengetahui bagaimana karyawan menghabiskan waktu di luar kantor dan diketahui oleh pelanggan.