Pemeriksaan operasional pada aktivitas produksi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelesaian pesanan : studi kasus pada PT. EKMPI

Abstract

Perusahaan merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan tas. Setiap perusahaan tentunya memiliki tujuan untuk mendapatkan laba seoptimal mungkin, untuk mencapainya maka perusahaan harus memperhatikan kualitas dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan pesanan. Dari segi kualitas sudah cukup baik, namun masih sering terjadi keterlambatan penyelesaian pesanan yang menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lembur sehingga pada akhirnya menyebabkan laba perusahaan menjadi tidak optimal. Oleh karena itu, pemeriksaan operasional dibutuhkan untuk mengidentifikasi penyebab keterlambatan penyelesaian pesanan. Pemeriksaan operasional adalah proses yang dilakukan untuk menganalisis kegiatan operasi dan aktivitas perusahaan untuk mengidentifikasi area-area yang membutuhkan perbaikan ke arah yang lebih baik dengan melakukan program perbaikan yang terus-menerus dan berkelanjutan. Pemeriksaan operasional dilakukan pada proses produksi yaitu dalam perencanaan dan pengendalian produksi. Perencanaan dan pengendalian produksi terdiri dari proses penentuan, penetapan kegiatan-kegiatan produksi, dan pengawasan yang dilakukan terhadap proses dan hasil produksi agar tujuan perusahaan tercapai. Apabila perencanaan dan pengendalian produksi tidak baik dapat menimbulkan permasalahan dalam proses produksi yang dapat menyebabkan keterlambatan penyelesaian pesanan. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah descriptive study. Sumber data yang digunakan berupa data primer, yaitu hasil wawancara dan observasi, dan data sekunder, seperti master production schedule, schedule proses sewing, pencatatan hasil produksi dan sebagainya. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan dan studi pustaka. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah menganalisis penyebab dan dampak terjadinya keterlambatan penyelesaian pesanan dan perbandingan jadwal aktual produksi dengan yang direncanakan. Objek penelitian adalah pemeriksaan operasional pada aktivitas produksi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelesaian pesanan (studi kasus pada PT EKMPI). Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diketahui perusahaan memiliki beberapa kelemahan yang menyebabkan keterlambatan penyelesaian pesanan dengan rata-rata sebesar 21,54% per bulan selama tahun 2017. Selain wawancara dan observasi, dilakukan juga perbandingan antara jadwal produksi setiap tahap dengan pengerjaan produksi sebenarnya pada 10 sample order. Kemudian seluruh temuan kelemahan dianalisis berdasarkan empat temuan utama, yaitu perencanaan dan realisasi Master Production Schedule yang masih kurang baik, pembelian dan penanganan penerimaan bahan baku dari supplier tidak tepat waktu dan masih kurang memadai, kualitas bahan baku yang kurang baik dan quality check yang kurang memadai, serta perencanaan dan pengendalian aktivitas sewing yang belum memadai. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa perencanaan dan pengendalian proses produksi masih belum efektif dan efisien. Dari total 10 sample selama tahun 2017 yang diteliti didapati terjadi biaya lembur pada lima order sebesar Rp 27.485.762,00 yang dikeluarkan untuk mengejar keterlambatan penyelesaian pesanan. Terdapat beberapa rekomendasi yang diperoleh dari pemeriksaan operasional yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam upaya mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan. Agar perencanaan dan pengendalian proses produksi perusahaan lebih baik maka sebaiknya perusahaan membuat master production schedule untuk masing-masing order secara detail dan melakukan sistem reward dan punishment terhadap karyawan. Pemeriksaan operasional harus dilakukan secara konsisten oleh perusahaan agar perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efektif dan efisien.