Peranan aktivitas pengendalian pada siklus pembelian guna menunjang efektivitas pengelolaan persediaan : studi kasus UD Mentari Jaya

Abstract

Perkembangan bidang perekonomian berpengaruh terhadap perkembangan suatu negara. Beberapa penyumbang perekonomian di Indonesia adalah industri perdagangan serta industri akomodasi makanan dan minuman. UD Mentari Jaya merupakan perusahaan dagang di Kota Semarang yang menyediakan kebutuhan makanan ringan dan minuman untuk didistribusikan ke pedagang-pedagang besar untuk disalurkan ke konsumen akhir. Sebagai perusahaan dagang sekaligus distributor makanan dan minuman, kegiatan operasional perusahaan sangat bergantung pada persediaan barang dagang yang dimiliki. Terlebih, persediaan berupa makanan dan minuman memiliki berbagai variasi dan memiliki tanggal kadaluwarsa. Karenanya, pengelolaan persediaan menjadi hal yang penting bagi perusahaan. Siklus pembelian terdiri dari empat prosedur yaitu prosedur pemesanan barang, prosedur penerimaan barang, prosedur persetujuan faktur dari pemasok, dan prosedur pengeluaran kas. Siklus pembelian berkaitan dengan persediaan dan di dalam siklus pembelian terdapat prosedur-prosedur yang bertujuan untuk pengelolaan persediaan. Aktivitas pengendalian dilakukan untuk memberikan keyakinan bagi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya aktivitas pengendalian maka diharapkan siklus pembelian dapat menghasilkan informasi yang dapat diandalkan terkait persediaan. Informasi seperti harga barang, pemasok, dan jumlah barang yang akurat akan membantu perusahaan mencapai tujuan efektivitas pengelolaan persediaan. Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif. Metode penelitian ini membantu mendeskripsikan karakteristik suatu objek seperti orang, kejadian, atau situasi dalam penelitian. Data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi sumber data primer maupun sekunder. Data primer diperoleh dari wawancara, dokumentasi, dan hasil observasi peneliti, sedangkan data sekunder diperoleh dari literatur terkait aktivitas pengendalian, siklus pembelian, dan pengelolaan persediaan. Penelitian dilakukan sejak bulan Agustus 2018 hingga Desember 2018 pada UD Mentari Jaya Semarang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa struktur organisasi dan deskripsi kerja di perusahaan sudah cukup memadai. Meskipun begitu, masih terdapat tumpang tindih atau perangkapan jabatan tertentu sehingga struktur organisasi perlu dievaluasi. Selain itu, struktur organisasi dan uraian pekerjaan karyawan perlu diperjelas dan disosialisasikan ke karyawan. Prosedur dalam siklus pembelian juga telah dilakukan oleh perusahaan dengan bantuan aktivitas pengendalian namun belum semua aktivitas pengendalian terlaksana dengan memadai. Perusahaan belum menggunakan dokumen ketika melakukan pemesanan barang, belum ada dokumen saat penerimaan barang, dan ketiadaan dokumen bagian gudang untuk memeriksa ketersediaan barang. Selain itu, terdapat juga kelemahan aktivitas pengendalian dalam menjaga aset, data, dan dokumen perusahaan yang dapat menyebabkan pengelolaan persediaan kurang efektif yaitu penyimpanan dokumen perusahaan yang kurang optimal. Pada jam kerja, dokumen-dokumen perusahaan biasanya diletakkan di meja dan tidak langsung dimasukkan ke lemari penyimpanan dokumen. Perusahaan juga tidak memiliki bukti pengeluaran kas ketika membayar kas ke pemasok sehingga risiko pencurian uang juga dapat dilakukan oleh karyawan. Perusahaan sebaiknya menggunakan dokumen purchase requisition dan purchase order ketika melakukan pemesanan barang dan dokumen receiving report ketika menerima barang. Selain itu, pengecekan secara independen harus dilakukan oleh pemilik perusahaan secara berkala dan meliputi semua data dari dokumen asli maupun data di database perusahaan. Perusahaan juga sebaiknya memasang CCTV untuk mengurangi risiko pencurian aset perusahaan.