Peranan Application Control pada sistem E-Procurement dalam meningkatkan kualitas informasi : studi kasus pada Kementerian Bappenas

Abstract

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (disingkat Kementerian PPN/Bappenas) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas untuk menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang perencanaan pembangunan nasional untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Untuk menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik, Bappenas harus didukung oleh sistem, sarana, dan prasarana yang memadai. Salah satu sistem pendukung di kantor Kementerian yang harus berfungsi dengan baik adalah sistem e-procurement pada proses pengadaan barang dan jasa. Penerapan sistem e-procurement menghadapi risiko berupa kesalahan proses dari program aplikasi, kesalahan input data, pencurian data, kerusakan data, dan lain-lain sehingga output yang dihasilkan tidak sesuai atau bahkan menjadi informasi yang salah bagi pengguna. Application control adalah pengendalian yang digunakan untuk menyediakan penyajian wajar pada seluruh transaksi yang sudah terjadi. Tujuan dari application control adalah untuk memastikan validitas, kelengkapan, dan akurasi dari transaksi. Application control berperan dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas informasi terdiri dari tujuh karakteristik yaitu, relevant, reliable, complete, understandability, verifiable, accessible dan timely. Application control memiliki tiga komponen utama yaitu, input control, process control, dan output control. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah descriptive study ditujukan untuk mengumpulkan dan mendapatkan data yang mendeskripsikan karakteristik dari objek yang diteliti, seperti orang, kejadian, atau situasi yang ada di dalam penelitian. Metode ini dapat membantu penelilti untuk memahami karakteristik dari objek penelitiannya pada situasi tertentu, sehingga dapat berpikir secara sistematik atas aspek-aspek mengenai situasi yang terjadi, memberikan ide-ide dalam menyelesaikan masalah yang diteliti, dan membantu dalam pengambilan keputusan untuk penelitian tersebut. Berdasarkan hasil penelitian, pengendalian terhadap input-process-output pada aplikasi e-procurement belum sepenuhnya memadai dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Meskipun belum sepenuhnya memadai, penerapan application control yang ada di Kementerian telah sangat mendukung kegiatan operasional dikantor Kementerian Bappenas. Saran mengenai penerapan application control pada aplikasi e-procurement antara lain: (i) untuk menambahkan komponen input control yang terdiri dari: sign check, reasonableness test, dan closed-loop verification agar informasi yang dihasilkan lebih akurat dan reliable, (ii) menambahkan komponen process control yaitu file labels, karena dengan adanya file labels dapat memudahkan mengidentifikasi data yang akan diproses sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat dan lengkap, dan (iii) menambahkan komponen output control berupa data transmission controls untuk menjaga keakuratan informasi.