Analisis sistem informasi akademik : studi kasus pada salah satu Program Sarjana di Fakultas Ekonomi

Abstract

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini sangat berkembang pesat, mengakibatkan banyak perubahan yang terjadi dalam hidup manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi, setiap pekerjaan akan dapat direalisasikan secara lebih efektif dan efisien. Sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Suatu sistem yang dibangun untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam kegiatan administrasi akademik secara online seperti proses penerimaan dan penyimpanan data pada mahasiswa baru, pembuatan jadwal kuliah, pengisian rencana studi, perwalian, pengisian nilai, pengelolaan data dosen dan mahasiswa, dan pendukung pengambilan keputusan dosen dan mahasiswa disebut dengan sistem informasi akademik. Universitas X merupakan salah satu universitas yang ada di Bandung yang sudah mulai menggunakan dan memanfaatkan sistem informasi akademik untuk mendukung pengelolaan akademik dan kegiatan administratif. Sebagian pengelolaan akademik Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas X saat ini sudah terkomputerisasi dan terintegrasi dengan pusat dan sebagiannya lagi masih dilakukan secara manual sehingga terkadang menimbulkan permasalahan- permasalahan seperti human error, adanya pencatatan yang dilakukan dua kali, dan hal- hal lain yang kurang efektif dan efisien. Agar pengimplementasian sistem informasi akademik di Universitas X efektif dan efisien, perusahaan harus memperhatikan faktor- faktor lain seperti segregation of duties, prinsip – prinsip good governance, dokumen- dokumen pendukungnya, dan prosedurnya. Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode exploratory. Penelitian ini hanya dilakukan di salah satu program studi sarjana Universitas X. Kemudian data diperoleh dari observasi dan wawancara yang dilakukan di Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas X dan di sekitar gedung Fakultas Ekonomi Universitas X. Data juga diperoleh dari buku, dokumen- dokumen yang telah tersusun dalam arsip, jurnal, dan website universitas. Teknik pengumpulan data adalah studi kepustakaan, observasi, dan wawancara. Dari penelitian yang dilakukan, penulis memperoleh kesimpulan bahwa dari tiga puluh dua prosedur yang terkait dengan pengelolaan akademik Universitas X terdapat lima prosedur yang masih inefficient, dua puluh delapan prosedur yang sudah efficient, sembilan belas prosedur yang sudah effective, dan empat belas prosedur yang masih ineffective. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar prosedur sudah memadai, eficient, dan effective. Dari seratus empat puluh satu dokumen dari Prosedur Operasional Baku Universitas X, lima puluh sembilan dokumen perlu untuk diparaf, delapan puluh dua dokumen tidak perlu untuk diparaf, seratus dua puluh enam dokumen perlu ditandatangani, lima belas dokumen tidak perlu ditandatangani, sembilan dokumen yang tidak diarsip secara fisik, dan lima puluh delapan dokumen yang tidak diarsip secara digital. Secara keseluruhan, dokumen yang tidak perlu diparaf dan ditandatangani karena dokumen didapatkan dari pengolahan sistem dan sudah dipertimbangkan matang, langsung diproses, dan diputuskan. Dokumen yang tidak diarsip secara fisik karena masih berupa draft. Dokumen yang tidak diarsip secara digital karena sudah tersusun di dalam map arsip dan langsung di- input ke dalam sistem. Dilihat dari segregation of duties, terdapat tujuh prosedur yang tidak menerapkan fungsi authorization, lima prosedur yang tidak menerapkan fungsi recording, dan tiga prosedur yang tidak menerapkan fungsi checking, sedangkan untuk fungsi recording dan execute, semua prosedur sudah menerapkannya. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar segregation of duties sudah diterapkan dalam prosedur. Dilihat dari prinsip good governance, terdapat enam belas prosedur yang masih belum transparan, empat belas prosedur yang akuntabilitasnya masih belum efektif, dan delapan belas prosedur yang responsibilitasnya masih belum efektif. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat pengimplementasian good governance pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas X masih rendah. Oleh karena itu, sebaiknya tidak hanya Bagian Administrasi saja yang ikut berpartisipasi, tetapi juga civitas academica ikut berpartisipasi dalam mewujudkan dan meningkatkan good governance di Universitas X agar manfaat yang diterima oleh universitas semakin banyak. Sebaiknya penelitian selanjutnya meneliti lebih dalam mengenai sistem informasi akademik pada lembaga pendidikan dengan mempertimbangkan prosedur, dokumen, dan rancangan sistem untuk mendukung pengelolaan akademik.