Pemeriksaan operasional terhadap aktivitas produksi untuk mengatasi permasalahan keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan : studi kasus pada PT. GSA

Abstract

Sektor industri manufaktur besar dan sedang di Indonesia tengah mengalami pertumbuhan, salah satu yang mengalaminya adalah industri tekstil. Hal itu mengakibatkan pertumbuhan perusahaan tekstil semakin pesat. Tujuan perusahaan untuk meningkatkan penjualan dan memperoleh laba harus dilakukan dengan proses pembuatan produk yang efektif dan efisien untuk menciptakan suatu keunggulan kompetitif perusahaan dibandingkan dengan perusahaan pesaing. Contoh perusahaan yang bergerak di industri tekstil adalah PT GSA, yang secara khusus merajut benang menjadi kain dan melakukan pencelupan. PT GSA dikenal dengan produknya yang berkualitas tinggi, karena telah menjual produknya baik secara lokal maupun mancanegara. Meskipun demikian, PT GSA memiliki tingkat keterlambatan penyelesaian produk yang cukup besar, hal ini menimbulkan kerugian berupa biaya tambahan dan denda yang harus dikeluarkan perusahaan. Maka, pemeriksaan operasional diperlukan untuk mengetahui faktor penyebab keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Pemeriksaan operasional adalah sebuah aktivitas mengidentifikasi masalahmasalah yang terjadi pada perusahaan, melakukan penilaian terhadap aktivitas perusahaan, dan memberikan rekomendasi bagi perusahaan untuk melakukan pencegahan terhadap masalah yang belum terjadi atau untuk perbaikan terhadap masalah yang telah terjadi. Pemeriksaan operasional ini dilakukan pada aktivitas produksi terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian proses produksi. Perencanaan dan pengendalian aktivitas produksi yaitu sebagai proses penetapan kegiatan-kegiatan produksi dan pengawasan yang dilakukan terhadap proses serta hasil produksi agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Perencanaan dan pengendalian produksi yang tidak baik dapat menyebabkan permasalahan dalam setiap tahapan produksi yang dapat mengakibatkan keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Penelitian ini dilakukan dengan metode studi deskriptif yaitu penelitian yang didesain untuk mengumpulkan data untuk menjelaskan kejadian atau suatu keadaan. Objek penelitian adalah pemeriksaan operasional terhadap proses produksi untuk mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan (studi kasus pada PT GSA). Untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan terkait penelitian ini maka dilakukan beberapa teknik penelitian yaitu wawancara, observasi, analisis dokumen, serta mencari literatur terkait pada studi pustaka. Dari hasil wawancara dan observasi diketahui terjadi keterlambatan dalam penyelesaian pesanan yang dilakukan PT GSA sebesar 27,4% dari total 930 pesanan yang diterima perusahaan selama Januari hingga Agustus 2018 akibat dari kelemahan yang terjadi pada perusahaan. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan dipengaruhi oleh lima faktor yaitu faktor manusia, faktor mesin, faktor metode, faktor bahan baku, dan faktor lingkungan. Besar pengaruh akibat faktor manusia 30%, mesin 20%, metode 25%, bahan baku 20%, lingkungan 5%. Selain itu tidak adanya pengendalian intern yang baik pada perusahaan juga berdampak pada keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Selain wawancara dan observasi, peneliti juga melakukan perhitungan biaya tambahan dan denda yang muncul akibat kebijakan perusahaan untuk mengejar dan mengatasi keterlambatan pada lima sample sales order, total biaya tambahan yang harus dibayar PT GSA sebesar Rp 30.237.000 dan denda sebesar Rp 16.269.300. Masalah-masalah yang telah ditemukan dapat dikembangkan dengan menggunakan atribut pengembangan temuan sehingga dapat diberikan rekomendasi untuk perbaikan pada peran karyawan untuk lebih memperhatikan SOP, melakukan maintenance pada mesin lebih sering dan rutin, dan memastikan ketepatan waktu datangnya bahan baku dari supplier