Peranan prosedur operasional standar pada sistem pengeluaran kas dalam menghasilkan informasi yang berkualitas : studi kasus pada Fakultas Ekonomi UAB

Abstract

Dewasa ini, persaingan perguruan tinggi sangatlah ketat. Dengan munculnya ancaman penurunan pendapatan, perguruan tinggi harus mengambil langkah yang tepat dalam mengefisienkan biaya. Untuk menentukan strategi yang tepat, diperlukan informasi yang berkualitas, karena informasi yang tidak berkualitas dapat berdampak pada pengambilan keputusan yang salah, yang nantinya dapat merugikan perguruan tinggi. Sistem yang tersusun dengan baik akan membantu perguruan tinggi menghasilkan informasi yang berkualitas. Sistem merupakan kumpulan komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Salah satu komponen dari sistem adalah prosedur. Prosedur adalah langkah pengerjaan yang disusun untuk memastikan kegiatan operasional dalam organisasi dapat dijalankan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Prosedur yang disusun dengan baik dapat dimanfaatkan oleh karyawan sebagai pedoman untuk melakukan pekerjaannya dengan tepat. Prosedur umumnya disertai dengan flowchart. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode studi deskriptif untuk mengumpulkan, menyajikan, serta menganalisis data agar dapat memberikan gambaran yang jelas akan objek penelitian, kesimpulan, serta solusi untuk mengatasi masalah yang ada. Data yang disajikan dalam penelitian ini diperoleh melalui wawancara, observasi, dan studi kepustakaan. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat diketahui bahwa prosedur tertulis pada sistem pengeluaran kas di FE UAB tidak sesuai dengan peraturan ditetapkan oleh Biro, Rektorat, dan Yayasan. Selain itu, prosedur tertulis hanya menggambarkan prosedur secara singkat, sehingga terdapat langkah dan dokumen yang tidak dijelaskan. Flowchart yang melengkapi prosedur juga belum disusun dengan baik. Prosedur yang kurang mendetail membuat karyawan tidak dapat memahami prosedur dengan baik. Agar karyawan dapat memahami prosedur tertulis, sebaiknya prosedur beserta flowchart disusun lebih mendetail dan disesuaikan dengan peraturan yang berlaku. Penulis juga menemukan adanya prosedur yang masih memiliki kelemahan, sehingga menimbulkan terjadinya ketidakakuratan pengisian data. Kesalahan umumnya terjadi pada tahap penggolongan sumber daya dan perhitungan uang saku perjalanan dinas dosen. Untuk dapat menggolongkan sumber daya dengan akurat, sebaiknya Kasir segera mencatat informasi tambahan yang terkait dengan penggolongan sumber daya. Sebaiknya, file Excel yang dilengkapi dengan rumus v-lookup serta menu drop-down untuk memudahkan perhitungan uang saku perjalanan dinas dosen. Dengan prosedur yang lebih mendetail, informasi penggolongan sumber daya yang up-to-date, dan file Excel yang telah diberi rumus, diharapkan FE UAB dapat menghasilkan informasi yang berkualitas.