Pemeriksaan operasional terhadap aktivitas penjualan dan produksi untuk mengurangi keterlambatan distribusi pada pelanggan : studi kasus pada PT. Chitose Internasional, Tbk.

Abstract

Seiring dengan persaingan bisnis yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut untuk memiliki keunggulan bersaing dengan membuat produk yang dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Saat ini pasar furniture tumbuh pesat khususnya di Indonesia. PT Chitose Internasional Tbk merupakan salah satu perusahaan manufaktur terbesar yang bergerak di bidang furniture dan telah menjadi merek terkemuka di Indonesia. Masalah sering kali terjadi pada aktivitas penjualan khususnya bagian distribusi yaitu berupa keterlambatan distribusi pada pelanggan PT Chitose Internasional Tbk. Oleh karena itu, PT Chitose Internasional Tbk membutuhkan pemeriksaan operasional pada aktivitas penjualan dan produksi untuk mengurangi keterlambatan distribusi pada pelanggan. Aktivitas penjualan merupakan hal penting untuk mempertahankan dan mengembangkan keuntungan perusahaan, salah satunya melalui kegiatan distribusi. Kegiatan distribusi merupakan kegiatan menyalurkan produk kepada pelanggan yang dilakukan oleh perusahaan sendiri atau dengan menggunakan bantuan pihak ketiga. Untuk menilai apakah aktivitas penjualan khususnya bagian distribusi sudah berjalan dengan efektif dan efisien, diperlukan pemeriksaan operasional untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan pada area yang perlu diperbaiki agar aktivitas operasinya lebih efektif, efisien, dan ekonomis. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi deskriptif. Sumber data yang diperoleh berasal dari data primer dan data sekunder. Peneliti memperoleh data primer dari wawancara dan observasi, sedangkan untuk data sekunder didapatkan dari data yang tersedia di perusahaan seperti profil perusahaan, struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, target produksi, target penjualan, realisasi produksi, realisasi penjualan, jumlah jam kerja lembur karyawan, daftar harga produksi dan harga jual produk, persentase keterlambatan distribusi pada pelanggan, dan daftar harga distribusi. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan dan studi literatur. Sedangkan objek pada penelitian ini adalah pemeriksaan operasional terhadap aktivitas penjualan untuk mengurangi keterlambatan distribusi pada pelanggan PT Chitose Internasional Tbk. Dari pemeriksaan operasional yang telah dilakukan, peneliti menemukan bahwa aktivitas penjualan khususnya kegiatan distribusi perusahaan belum memadai. Distribusi produk pada pelanggan sering terjadi keterlambatan karena kurangnya koordinasi antara bagian penjualan dan bagian produksi sehingga menyebabkan jumlah produksi kurang. Hal ini menyebabkan selama periode Juli-Desember 2017, terdapat biaya tambahan untuk lembur karyawan yang harus ditanggung perusahaan untuk melakukan produksi tambahan sebesar Rp 68.860.605,- dan biaya tambahan untuk distribusi berupa sewa jasa angkutan sebesar Rp 273.000.000,-. Selain itu distribusi produk terlambat juga disebabkan karena penundaan dan pembatalan distribusi oleh pelanggan. Hal ini menyebabkan adanya opportunity cost berupa pendapatan bunga bank dari biaya investasi persediaan yang ditunda pengirimannya dan dibatalkan pemesanannya sehingga pembayaran yang diterima perusahaan lebih lama dari yang seharusnya sebesar Rp 2.563.824,75,-. Rekomendasi yang diberikan peneliti untuk mengatasi masalah kurangnya produk jadi yang tersedia yaitu dengan membuat dokumen Perencanaan Produksi dan Penjualan untuk diisi dengan estimasi penjualan setiap minggunya. Untuk masalah keterlambatan distribusi produk pada pelanggan, peneliti memberikan rekomendasi untuk melakukan penyesuaian terhadap jadwal distribusi yaitu 20 hari jika produk harus diproduksi di bagian assembling dan 30 hari jika produk masih harus diproduksi dari awal proses produksi, dihitung dari tanggal pesanan diterima. Untuk mengatasi terjadinya pembatalan pesanan oleh pelanggan, perusahaan dapat membuat kontrak tertulis dan menetapkan kebijakan bagi pelanggan untuk membayar down payment 30% dari total pembayaran.