Perancangan sistem pencatatan pengajuan kegiatan dosen pada Fakultas X di Universitas Y

Abstract

Seiring dengan berkembangnya industri pendidikan, jumlah data yang diperlukan dan dihasilkan akan semakin banyak dan tergolong cukup kompleks. Data yang diolah akan menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi pengguna. Informasi yang berkualitas, khususnya terkait dengan proses bisnis fakultas menjadi suatu hal yang sangat kritis dan penting. Penggunaan database pada sistem dapat membantu pengarsipan dari setiap dokumen yang dihasilkan. Pengarsipan berbasis Client-Server dapat memudahkan pengguna mengelola arsip dan melakukan pencarian arsip yang dibutuhkan. Perancangan sistem pencatatan pengajuan kegiatan dosen menggunakan beberapa landasan teori yang dapat mendukung dan membantu penelitian, seperti: database, DBMS (Database Management System), SDLC (System Development Life Cycle), dan kualitas informasi. Dalam dokumentasi sistem, digunakan flowchart, DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram), dan Relational Database. Dalam penelitian ini, pendekatan yang digunakan adalah hypothetico-deductive method. Jenis penelitian yang digunakan adalah descriptive karena penelitian ini menjelaskan karakteristik dari variabel yang telah dibentuk hingga akhirnya mendapat informasi. Dalam melakukan analisis, digunakan teknik analisis deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan suatu peristiwa atau keadaan pada objek penelitian berdasarkan fakta secara sistematis dan akurat. Perancangan sistem dimulai dari pembahasan mengenai kriteria rancangan sistem yang diharapkan oleh pengguna dan dilanjutkan dengan requirements yang dibutuhkan di dalam sistem pencatatan pengajuan kegiatan dosen. Pembahasan disertai dengan proses pengajuan kegiatan dosen menggunakan flowchart dan DFD. Perancangan sistem dilanjutkan dengan merancang relational database untuk memperlihatkan hubungan setiap tabel yang ada dalam database. Dari rancangan relational database, maka dibuat rancangan form input dan laporan dengan memperhatikan kriteria dan requirements yang dibutuhkan. Dari penelitian yang dilakukan diperoleh kesimpulan, yaitu: rancangan sistem pencatatan pengajuan kegiatan dosen diharapkan memiliki atribut yang dapat dipahami dan digunakan oleh pengguna. Perancangan form input dan laporan sistem pencatatan pengajuan kegiatan dosen akan mengacu pada kriteria yang diharapkan oleh pengguna, hasil observasi, dan hasil studi literature. Proses membuat rancangan sistem pencatatan pengajuan kegiatan, dilakukan dengan menganalisis semua komponen kualitas informasi untuk menunjang informasi yang dihasilkan oleh sistem, agar proses bisnis berjalan efektif dan efisien. Atas hasil penelitian yang dilakukan sebaiknya apabila mengimplementasikan rancangan sistem yang sudah dibuat, perusahaan mempertimbangkan untuk mengembangkan sistem dengan menambahkan fasilitas untuk pengajuan kegiatan mahasiswa dan mempertimbangkan pembuatan sistem dengan memperhatikan application control. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat meneliti lebih dalam terkait dengan perancangan application control untuk sistem pencatatan pengajuan kegiatan dosen yang sudah dirancang dengan memperhatikan setiap komponen mulai dari input control, process control, sampai output control.