Pemeriksaan operasional untuk meningkatkan pengendalian internal pada aktivitas pencatatan dan penghitungan fisik persediaan : studi kasus pada PT. Trimandiri Plasindo

Abstract

Perekonomian di Indonesia yang semakin melaju memicu pertumbuhan perusahaan-perusahaan manufaktur di berbagai daerah. Untuk dapat unggul dari perusahaan lainnya, pabrik dibekali dengan teknologi yang mengikuti jaman. Namun faktor seperti pengaturan dalam divisi-divisi pabrik juga perlu diperhatikan untuk mencapai laba yang optimal. PT Trimandiri Plasindo merupakan perusahaan yang menghasilkan kantong plastik HDPE pertama di Bandung. Sebagai perusahaan manufaktur, PT Trimandiri Plasindo tidak terlepas dari berbagai masalah, salah satu divisi perusahaan yang terus menerus mengalami permasalahan yaitu bagian persediaan. Seringkali terjadi perbedaan jumlah persediaan yang dicatat dengan jumlah yang ada di gudang, baik gudang bahan baku maupun barang jadi. Hal ini tentu dapat merugikan perusahaan apalagi jika selisih perbedaan pencatatan semakin besar.

Persediaan merupakan aset perusahaan yang memegang peranan utama dalam aktivitas operasional perusahaan manufaktur. Oleh karena itu, PT Trimandiri Plasindo membutuhkan alat untuk mengevaluasi aktivitas yang menimbulkan masalah dan melakukan perbaikan terhadap area yang bermasalah tersebut. Pemeriksaan operasional adalah kegiatan evaluasi pada aktivitas operasi perusahaan untuk mengidentifikasi area mana yang memerlukan perbaikan sehingga aktivitas operasi di dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Terdapat lima tahap dalam melakukan pemeriksaan operasional yaitu planning, work program, field work, development of findings and reviews dan reporting.Setelah itu pemeriksaan operasional akan menghasilkan rekomendasi untuk memperbaiki area yang bermasalah, dalam kasus ini yaitu meningkatkan pengendalian internal pada aktivitas persediaan.

Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif analitis yaitu metode yang digunakan untuk mengetahui dan menjelaskan suatu karakteristik individu, kejadian, atau situasi. Sumber data diperoleh dari data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi kepustakaan dan penelitian lapangan dengan melakukan wawancara, observasi dan dokumentasi. Sedangkan objek penelitian pada penelitian ini adalah pemeriksaan operasional terhadap pengelolaan persediaan pada di PT Trimandiri Plasindo.

Pengendalian internal pada aktivitas pengelolaan persediaan di PT Trimandiri Plasindo mengalami permasalahan, yaitu timbulnya selisih angka dari hasil pencatatan persediaan dengan penghitungan fisik di gudang. Selisih angka ini timbul setiap bulannya saat dilakukan stock opname. Hal ini tentu merugikan perusahaan, salah satunya biaya kerugian yang harus ditanggung oleh perusahaan. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan, selama tiga bulan perusahaan akan mengalami kerugian sebanyak Rp 209.508.922 akibat persediaan bahan baku dan barang jadi yang hilang. Selain itu perusahaan menerima keluhan dari konsumen karena barang yang tidak tersedia. Masalah selisih ini dapat terjadi diakibatkan kurangnya pengendalian langsung dari atasan di gudang sehingga banyak menimbulkan faktor human error baik saat menginput jumlah persediaan ke sistem komputer maupun saat pencatatan secara manual. Rekomendasi yang diberikan oleh peneliti antara lain meningkatkan pengendalian secara langsung kepada sumber daya manusia perusahaan yaitu karyawan-karyawan di gudang dengan melakukan pelatihan dalam pengelolaan persediaan agar dapat berpotensi untuk diberikan tanggung jawab lebih sebagai asisten kepala gudang, membuat peraturan yang jelas terhadap pengawasan aktivitas persediaan yang dilakukan oleh kepala gudang dan karyawan gudang lainnya dalam memperhatikan pencatatan dan penghitungan barang. Rekomendasi lainnya yaitu melakukan pemisahan fungsi pada aktivitas persediaan dengan menambahkan sumber daya manusia pada bagian gudang bahan baku dan pembelian dan dianjurkan membuat peraturan pemisahan fungsi dan prosedur yang jelas.