Pemeriksaan operasional pada PT. S untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan

Abstract

Perkembangan ekonomi Indonesia yang pesat menyebabkan persaingan dalam dunia usaha semakin ketat. Setiap perusahaan dituntut untuk mengelola aktivitas usahanya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya. PT S merupakan salah satu distributor minyak goreng Fortune dan tepung terigu Mila di Kota Bandung. Bagi sebuah perusahaan distributor, persediaan merupakan aspek terpenting untuk menjamin terciptanya penjualan. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki pengelolaan persediaan yang baik. Adanya kekurangan dan kelebihan persediaan yang dialami oleh PT S merupakan salah satu hal yang menandakan bahwa pengelolaan persediaan yang dimiliki belum berjalan dengan baik. Berdasarkan permasalahan yang akan diteliti, timbul beberapa pertanyaan yaitu bagaimana prosedur pengelolaan persediaan yang diterapkan oleh perusahaan, apa saja kelemahan yang terjadi pada perusahaan terkait pengelolaan persediaan yang dilakukan, serta bagaimana peran pemeriksaan operasional dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan tersebut. Pemeriksaan operasional merupakan proses mengumpulkan informasi, membuat evaluasi, dan mengembangkan rekomendasi jika diperlukan. Dalam penelitian ini, pemeriksaan operasional memberikan gambaran yang jelas mengenai prosedur pengelolaan persediaan yang diterapkan oleh perusahaan sehingga dapat diketahui kelemahan terkait pengelolaan persediaan yang terjadi. Dengan demikian dapat diberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan secara positif untuk kepentingan perusahaan. Dalam pengelolaan persediaan yang baik, perlu ditetapkan besarnya safety stock dan reorder point. Safety stock merupakan persediaan minimum yang seharusnya dimiliki perusahaan yang dihitung berdasarkan pendekatan level of service, dan reorder point merupakan titik pemesanan persediaan kembali yang dihitung sebagai tingkat persediaan optimum. Metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan terkait pengelolaan persediaan adalah metode deskriptif. Metode ini merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dan menyusun data-data yang diperoleh untuk dianalisis lebih lanjut sehingga dapat diberikan rekomendasi yang sesuai bagi perusahaan. Teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh informasi adalah penelitian lapangan, seperti wawancara, observasi dan dokumentasi, juga studi literatur, yaitu membaca buku dan referensi lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan. Teknik pengolahan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif yang disajikan berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan dan juga analisis kuantitatif untuk mengetahui dampak kerugian yang ditanggung oleh perusahaan akibat pengelolaan persediaan yang tidak efektif dan efisien berupa perhitungan stockout cost dan opportunity cost. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, PT S memiliki kelemahan terkait pengelolaan persediaan, di antaranya lemahnya fungsi pengawasan dan pengendalian terkait pengelolaan persediaan, prosedur pengelolaan persediaan yang belum berjalan dengan baik, kurang memadainya prosedur perencanaan pemesanan persediaan, fasilitas pendukung pengelolaan persediaan, aktivitas stock opname, dan dokumen-dokumen terkait pengelolaan persediaan yang dimiliki. Berdasarkan kelemahan-kelemahan tersebut, disarankan agar perusahaan membuat dokumen penerimaan barang dan kartu stock manual untuk setiap jenis persediaan, menghitung besarnya safety stock dan reorder point yang memadai, adanya pemisahan antara fungsi recording, authorization, dan custody, pemilik melakukan pengawasan terhadap seluruh aktivitas operasional perusahaan, melakukan stock opname secara rutin, memasang CCTV di sekitar area gudang, serta menetapkan pembatasan akses keluar dan masuk ke dalam gudang bagi karyawan.