Pemeriksaan operasional dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem pembelian PT. H

Abstract

Di jaman sekarang, teknologi mengalami perkembangan yang sangat pesat. Teknologi membuat segala sesuatu menjadi semakin mudah. Hal ini tentu berdampak pada dunia bisnis. Para pesaing baru dengan mudah memperoleh berbagai informasi dari teknologi internet. Informasi yang didapatkan digunakan untuk menyusun strategi-strategi agar pebisnis baru dapat bersaing bahkan berusaha mengalahkan pebisnis lama yang lebih berpengalaman. Oleh karena itu, pebisnis lama harus dapat beradaptasi dengan keadaan sekarang dan menjaga serta meningkatkan kinerja perusahaan yang sudah baik. Salah satu bagian dalam perusahaan yang harus dijaga dan ditingkatkan kinerjanya adalah bagian pembelian. Aktivitas pembelian bertanggung jawab menyediakan barang-barang yang dibutuhkan perusahaan. Mulai dari bahan baku untuk proses produksi, bahan pendukung, dan kebutuhan-kebutuhan lain terkait kegiatan operasi perusahaan. Jika proses penyediaan barang-barang tersebut mengalami hambatan, hal ini tentu saja berdampak pada kegiatan operasi perusahaan secara keseluruhan. Maka pemeriksaan operasional dibutuhkan untuk memastikan sistem pembelian suatu perusahaan sudah berjalan dengan baik. Melalui pemeriksaan operasional ini, akan ditemukan kelemahan-kelemahan yang masih ada dalam sistem pembelian. Kemudian kelemahan tersebut dikembangkan sehingga menghasilkan rekomendasi yang dapat diterapkan guna meningkatkan kinerja perusahaan. Penelitian ini dilakukan pada PT H yang bergerak di bidang produksi biji plastik dan berada di daerah Klaten. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif analitis. Metode ini mengumpulkan data penjelasan mengenai suatu kegiatan sehingga dapat membantu memahami dan menghasilkan pemikiran yang terstruktur. Pengumpulan data primer dilakukan melalui wawancara dan dokumentasi. Pengumpulan data sekunder dilakukan melalui studi kepustakaan. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah analaisis kualitatif. Setelah pemeriksaan operasional dilakukan, ditemukan adanya beberapa kelemahan pada sistem pembelian di PT H. Kelemahan tersebut antara lain, adanya pemisahan fungsi yang kurang memadai dan dokumen-dokumen yang digunakan memiliki pengendalian yang kurang memadai. Hal ini menyebabkan adanya kesempatan yang cukup besar bagi karyawan untuk melakukan kecurangan. Selain itu, pengiriman bahan baku dari supplier tidak sesuai jadwal yang mengakibatkan bahan baku datang terlambat dan menghambat proses produksi. Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut perusahaan dapat menerapkan rekomendasi yang diberikan yaitu melakukan perekrutan karyawan baru dan memindahkan tanggung jawab suatu divisi ke divisi lain dengan tetap memperhatikan pengendalian yang memadai, mencari jasa angkutan barang lain sebagai cadangan, mencari supplier yang juga dapat mengirimkan barang yang dipesan, serta penggunaan dokumen prenumbered. Rekomendasi yang diberikan diharapkan dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan.