Pemeriksaan operasional untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan sparepart : studi kasus pada bengkel LJ

Abstract

Semakin banyaknya kepemilikan motor di Indonesia, memberikan keuntungan bagi pertumbuhan bisnis perbengkelan di Indonesia. Meningkatnya kebutuhan masyarakat akan sarana transportasi, mengakibatkan semakin meningkat pula kebutuhan masyarakat dalam perawatan bagi sarana transportasi. Bengkel menjadi tempat usaha yang semakin dibutuhkan oleh para pengguna motor. Bengkel yang merupakan perusahaan jasa sekaligus dagang, maka dalam kegiatan operasi bengkel membutuhkan adanya persediaan untuk menunjang jasa yang dilakukan oleh bengkel dan juga menyediakan persediaan yang dibutuhkan pelanggan. Bagi beberapa bengkel, seringkali pembelian persediaan masih sulit dilakukan secara efektif dan efisien terutama dalam menentukan jumlah yang harus dipesan. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan menjadi sangat penting bagi bengkel. Pengelolaan persediaan mulai dilakukan dari kegiatan pembelian, kemudian penerimaan hingga penyimpanan persediaan di gudang dan pengeluaran persediaan. Maka dari itu, butuh dilakukan pemeriksaan operasional agar dapat membantu dalam memperbaiki kelemahan yang ada pada kegiatan operasi pengelolaan persediaan bengkel LJ dan diharapkan dapat memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja bengkel LJ agar pengelolaan persediaannya lebih efektif dan efisien sehingga dapat mencapai tujuan bengkel.

Pemeriksaan operasional adalah pemeriksaan terhadap kinerja perusahaan dari sudut pandang manajemen untuk mengevaluasi tingkat efektivitas, efisiensi dan ekonomis. Manajemen dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab menetapkan berbagai tujuan dan sasaran dari kegiatan perusahaan dan juga bertanggungjawab untuk menentukan metode seperti apa agar kegiatan operasi dalam perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Pemeriksaan operasional terhadap pengelolaan persediaan bertujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa tingkat persediaan dan perputaran persediaan sudah optimum, memperoleh keyakinan bahwa pengelolaan persediaan sudah mendukung pencapaian laba yang maksimum, serta memberikan rekomendasi untuk melakukan perbaikan aktivitas pengelolaan persediaan yang masih memiliki kelemahan.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu descriptive study yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang menggambarkan karakteristik dari variabel-variabel yang ada. Pengumpulan data dilakukan melalui dua teknik, yaitu studi lapangan yang bertujuan untuk menentukan hubungan sebab-akibat dari lingkungan kerja normal, baik melalui wawancara, observasi, maupun pengumpulan data penelitian dan studi kepustakaan yang merupakan peninjauan terhadap karya publikasi dan tidak publikasi dari sumber yang ada terkait dengan bidang yang diteliti. Peneliti melakukan analisis efektivitas dan efisien, dengan melihat dan menganalisis kondisi bengkel serta kebijakan dan prosedur pengelolaan persediaan bengkel. Selain itu analisis mengenai efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan bengkel LJ, dilakukan dengan mengklasifikasikan persediaan ke kelas A dan B serta menghitung tingkat persediaan yang optimum. Tingkat persediaan yang optimum ditetapkan dengan menggunakan metode perhitungan safety stock dan metode perhitungan reorder point. Safety stock dihitung melalui pendekatan level of service. Dalam penelitian ini, bengkel LJ ditetapkan sebagai objek pemeriksaan operasional. Bengkel LJ merupakan perusahaan yang berjenis usaha bengkel motor dan penjualan motor serta sparepart motor.

Hasil pemeriksaan operasional menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan di Bengkel LJ menjadi critical problem. Secara umum, pengelolaan persediaan yang dilakukan perusahaan masih belum efektif dan efisien. Kelemahan-kelemahan dalam proses perencanaan dan pengendalian persediaan yaitu prosedur pemesanan dan pembelian persediaan tidak diterapkan secara efektif, kuantitas untuk sampel persediaan kelas A dan B yang dimiliki bengkel berlebih, pengelolaan persediaan di gudang dan fasilitas fisik di gudang Bengkel LJ belum memadai dan prosedur pencatatan dan dokumen bengkel belum memadai. Akibat perencanaan persediaan yang belum optimal, perusahaan harus menanggung biaya terkait persediaan seperti biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kehabisan persediaan dengan total seluruhnya untuk sampel persediaan kelas A sebesar Rp 1.055.748.323 sedangkan untuk kelas B sebesar Rp248.713.306. Berdasarkan kelemahan pada proses perencanaan dan pengendalian persediaan di bengkel, peneliti mengembangkan rekomendasi yang diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan.