Pemeriksaan operasional terhadap proses produksi untuk mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan : studi kasus pada CV. Arya Duta

Abstract

Perusahaan bergerak di bidang rajut yang menghasilkan sweater atau pakaian hangat. Setiap perusahaan tentunya memiliki tujuan untuk memperoleh laba setinggi mungkin, agar mencapainya maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu seperti pemenuhan standar kualitas yang tinggi dan ketepatan waktu dalam penyelesaian pesanan masing-masing pelanggan. Walaupun dari segi kualitas cukup baik, namun perusahaan sering mengalami keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan sehingga menyebabkan beban yang ditanggung perusahaan meningkat yaitu beban gaji pegawai yang lembur, beban pengiriman menggunakan jalur udara, dan beban outsource rajut sehingga pada akhirnya laba perusahaan menjadi tidak optimal. Oleh karena itu, pemeriksaan operasional diperlukan untuk mengetahui faktor penyebab keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan.

Pemeriksaan operasional adalah proses pemeriksaan dengan cara melakukan evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi kegiatan operasi dalam perusahaan dengan membandingkan kriteria tertentu dengan aktivitas yang diukur untuk kemudian memberikan rekomendasi kepada pihak manajemen perusahaan. Pemeriksaan operasional dilakukan terhadap proses produksi terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian proses produksi. Perencanaan dan pengendalian produksi yaitu sebagai proses penentuan, penetapan kegiatan-kegiatan produksi, dan pengawasan yang dilakukan terhadap proses serta hasil produksi agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Perencanaan dan pengendalian produksi yang tidak baik dapat menyebabkan permasalahan dalam setiap tahapan produksi yang dapat berujung pada keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan.

Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah descriptive study. Sumber data yang digunakan berupa data primer, yaitu hasil observasi dan wawancara, sedangkan data sekunder, seperti jadwal produksi, pencatatan hasil produksi, shipment schedule, dan sebagainya. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan dan studi pustaka. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah analisis terhadap faktor-faktor penyebab keterlambatan berdasarkan empat aktivitas utama perusahaan, perbandingan jadwal aktual produksi dengan yang direncanakan setiap divisi, serta perhitungan biaya untuk mengejar atau mengatasi keterlambatan. Objek penelitian adalah pemeriksaan operasional terhadap proses produksi untuk mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan (studi kasus pada CV Arya Duta).

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi dapat diketahui perusahaan memiliki beberapa kelemahan terkait ketepatan waktu penyelesaian pesanan pelanggan. Selain wawancara dan observasi, dilakukan juga perbandingan antara jadwal produksi setiap divisi dengan pengerjaan produksi sebenarnya beserta perhitungan biaya untuk mengejar dan mengatasi keterlambatan pada sepuluh sample order. Kemudian seluruh temuan kelemahan dianalisis berdasarkan empat aktivitas produksi utama perusahaan. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa perencanaan dan pengendalian proses produksi dalam empat aktivitas utama produksi belum efektif dan efisien. Dari keempat aktivitas utama perusahaan, aktivitas rajutlah yang paling berkontribusi dalam menyebabkan keterlambatan sehingga menanggung efek kumulatif keterlambatan yaitu biaya pengiriman jalur udara dengan nilai Rp 90.720.000,00 dari total sepuluh sample order yang diteliti. Terdapat beberapa rekomendasi sesuai dengan empat temuan pada setiap aktivitas utama yang diperoleh dari pemeriksaan operasional yang dapat diterapkan perusahaan dalam upaya mengatasi keterlambatan penyelesaian pesanan pelanggan. Agar perencanaan dan pengendalian produksi perusahaan lebih baik maka sebaiknya perusahaan membentuk bagian PPIC dan melakukan pendokumentasian terhadap perencanaan maupun hasil produksi sebenarnya menggunakan dokumen yang prenumbered dan terotorisasi. Pemeriksaan operasional juga harus dilakukan secara konsisten oleh perusahaan agar perusahaan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.