Peranan aktivitas pengendalian pada siklus payroll dalam menghasilkan informasi yang akurat bagi pengguna jasa pada Sinfonia Music School

Abstract

Aktivitas pengendalian merupakan salah satu cara bagi perusahaan untuk mengatur seluruh kegiatan di dalam perusahaan, salah satunya adalah pada siklus payroll. Aktivitas pengendalian yang baik dapat menghasilkan informasi yang tepat bagi yang membutuhkan. Aktivitas pengendalian yang tidak baik dapat menimbulkan berbagai kecurangan oleh pihak-pihak yang ingin menguntungkan diri sendiri. Kecurangan tersebut akan menghasilkan informasi yang tidak akurat. Sinfonia Music School merupakan perusahaan jasa musik yang memiliki pegawai yang sebagian besar adalah guru. Guru di Sinfonia Music School sering merasa dirugikan dan mengeluh terhadap jumlah pembayaran yang diterima tidak sesuai dengan yang seharusnya. Hal ini disebabkan karena aktivitas pengendalian yang dijalankan Sinfonia Music School tidak memadai. Masalah tersebut dapat diselesaikan dengan melakukan perbaikan terhadap aktivitas pengendalian pada siklus payroll perusahaan. Aktivitas pengendalian merupakan salah satu komponen yang terdapat dalam pengendalian internal. Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mendukung tercapainya tujuan dari perusahaan. Penulis akan melakukan pembahasan mengenai control activities pada siklus payroll dari Sinfonia Music School yang terdiri dari empat kegiatan, yaitu update payroll master database, validate time and attendance data, prepare payroll, dan disburse payroll. Penulis menggunakan metode penelitian descriptive study yang dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan karakteristik seseorang, kejadian, atau situasi. Penulis menggunakan metode tersebut dengan tujuan untuk mengumpulkan, menyajikan, serta menganalisis data, sehingga nantinya dapat memberikan gambaran jelas mengenai objek yang diteliti yang kemudian menghasilkan suatu kesimpulan yang dapat diberikan rekomendasi. Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini yaitu wawancara, dokumentasi, observasi, dan penelitian kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dilakukan penulis, dapat diketahui bahwa siklus payroll pada Sinfonia Music School belum memiliki aktivitas pengendalian yang memadai. Perusahaan tidak memiliki pemisahan fungsi dalam bagian administrasi yang menyebabkan dapat terjadinya kecurangan oleh bagian administrasi. Otorisasi dipegang oleh bagian administrasi untuk membuat dokumen kehadiran harian, bulanan, dan payroll register, padahal seluruh dokumen tersebut dicatat dan disimpan oleh bagian administrasi sendiri. Bagian administrasi dapat dengan mudah mengubah data di dalam dokumen tersebut. Dokumen-dokumen yang digunakan pada siklus payroll masih memerlukan perbaikan karena belum menyediakan informasi yang memadai. Bagian administrasi tidak memiliki tanda tangan guru yang telah selesai mengajar, sehingga bagian administrasi tidak memiliki bukti tertulis. Selain itu, penyimpanan dokumen masih di tempat yang mudah diakses oleh pihak luar sehingga memungkinkan terjadinya manipulasi data. Oleh karena itu, penulis memberikan saran bagi perusahaan untuk memisahkan fungsi pada bagian administrasi, yang dikepalai oleh kepala keuangan dan administrasi, dibedakan antara orang yang melakukan pencatatan dokumen-dokumen dan penghitungan gaji. Proses penghitungan gaji yang semula menggunakan dokumen kehadiran bulanan murid diubah menjadi dokumen kehadiran harian murid yang sudah ditambahkan tanda tangan dari guru yang sudah selesai mengajar, karena dokumen kehadiran bulanan murid tidak memiliki bukti bahwa guru sudah mengajar. Beberapa dokumen ditambahkan beberapa informasi oleh penulis seperti NIP, NIM, tanda tangan guru, dan ruang untuk otorisasi. Selain itu perusahaan sebaiknya menyimpan dokumen payroll register dan dokumen kehadiran harian murid di suatu lemari yang aksesnya dibatasi oleh bagian keuangan, sedangkan database guru dan dokumen kehadiran bulanan murid disimpan di komputer dan lemari yang aksesnya dibatasi oleh bagian administrasi.