Pemeriksaan operasional pada PT. Uap Air untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan

Abstract

Persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat seiring dengan berkembangnya teknologi yang semakin canggih. Konsumen dapat dengan mudah mendapatkan barang yang dibutuhkan dimana pun dan kapan pun. Pengelolaan persediaan yang baik menjadi sangat penting bagi perusahaan-perusahaan supaya dapat selalu memenuhi kebutuhan konsumen. Kekurangan persediaan akan menimbulkan risiko kehilangan pelanggan. Oleh sebab itu, perlu dilakukan pemeriksaan operasional untuk memastikan bahwa pengelolaan persediaan perusahaan sudah dilakukan dengan baik. Pemeriksaan operasional adalah pemeriksaan operasi yang dilaksanakan oleh manajemen dalam upaya mengevaluasi efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan kegiatan operasi perusahaan. Pemeriksaan operasional dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu tahap perencanaan, program kerja, kerja lapangan, dan pengembangan temuan dan rekomendasi. Pada penelitian ini, pemeriksaan operasional pada pengelolaan persediaan bertujuan untuk mencari tahu safety stock yang seharusnya dimiliki perusahaan dan menemukan penyebab selisih stok saat stock opname. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang menggambarkan keadaan yang terjadi di PT Uap Air. Sumber data yang digunakan adalah data primer (hasil wawancara dan observasi) dan data sekunder (data perusahaan dan textbooks). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan yang terdiri dari wawancara, observasi, dan mengumpulkan data persediaan, serta studi kepustakaan. Teknik pengolahan data yang dilakukan adalah analisis data kualitatif dari hasil wawancara dan observasi untuk menemukan kelemahan pengelolaan persediaan dan analisis data kuantitatif untuk menghitung safety stock, reorder point, kerugian akibat kelebihan dan kekurangan persediaan. Objek penelitian pada penelitian ini adalah PT Uap Air yang merupakan perusahaan dagang yang menjual alat-alat teknik. Berdasarkan hasil pemeriksaan, ditemukan kelemahan-kelemahan pada pengelolaan persediaan, yaitu perlindungan terhadap persediaan alat teknik berbagai merek dan Esab belum memadai, aktivitas stock opname persediaan alat teknik berbagai merek belum memadai, perencanaan dan aktivitas pembelian produk Karcher kurang memadai, dan standard operating procedure pengelolaan persediaan kurang memadai. Dampak dari kelemahan tersebut adalah persediaan dapat diakses oleh seluruh karyawan dan menimbulkan risiko barang hilang, rusak, terselip, dan selisih stok; stock opname yang dilakukan bagian gudang kemungkinan dilakukan dengan tidak benar dan nilai persediaan pada laporan keuangan menjadi tidak akurat; perusahaan menanggung total cost of capital akibat kelebihan persediaan sebesar Rp 5.563.676 dan total cost of capital akibat kekurangan persediaan sebesar Rp 549.310, sehingga menghasilkan total kerugian sebesar Rp 6.112.986; dan karyawan tidak melaksanakan tugasnya sesuai SOP karena tidak ada SOP tertulis yang pasti dan jelas. Rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan tersebut adalah gudang untuk persediaan yang berukuran kecil harus selalu dikunci untuk membatasi akses masuk ke gudang, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap barang bawaan karyawan saat jam pulang kerja, bagian umum harus diberikan tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan yang jelas untuk membantu bagian gudang dalam mengelola persediaan, manager Uap Air mengawasi bagian gudang saat melakukan stock opname, perusahaan sebaiknya menetapkan safety stock dan reorder point untuk produk Karcher, dan perusahaan harus membuat SOP secara tertulis.