Peranan rancangan sistem produksi yang terintegrasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi produksi : studi kasus pada perusahaan Anugerah Jaya Abadi di Bandung

Abstract

Tidak bisa dipungkiri bahwa tren berpakaian bersifat dinamis dan selalu berubah. Namun, ada satu jenis pakaian yang tidak pernah ditinggalkan, yaitu celana jeans. Seiring dengan meningkatnya demand terhadap celana jeans, semakin banyak perusahaan garmen yang memproduksinya. Salah satunya adalah perusahaan Anugerah Jaya Abadi. Siklus yang menjadi fokus utama di perusahaan adalah siklus produksi, yang terdiri dari beberapa tahap, mulai dari tahap cutting, jahit, washing (oleh pihak eksternal), dan finishing kemudian baru pengiriman ke customer. Dalam proses produksi sering timbul masalah-masalah yang merugikan perusahaan, seperti keterlambatan produksi dan kurang atau hilangnya persediaan sehingga tidak tersedia saat dibutuhkan. Setelah diteliti lebih lanjut, masalah terjadi karena sistem pencatatan terkait status produksi yang masih sangat minim dan tradisional sehingga proses produksi dan stok persediaan sulit untuk dipantau. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem produksi yang terintegrasi supaya keseluruhan sistem produksi dapat dipantau dengan mudah oleh perusahaan. Sistem informasi tersebut diharapkan tidak hanya bisa mengatasi masalah, tapi juga meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari proses produksi di perusahaan. Perusahaan Anugerah Jaya Abadi bergerak di bidang garmen, khususnya celana jeans dan sudah berdiri selama kurang lebih lima tahun. Dalam menjalankan penelitian ini, penulis menggunakan metode deskriptis analitis dan menggunakan dua variabel, yaitu rancangan sistem produksi sebagai variabel bebas dan efektivitas dan efisiensi produksi sebagai variabel terikat. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan yang akan menghasilkan data primer melalui observasi dan wawancara. Penelitian menunjukkan bahwa sistem produksi yang selama ini berjalan di perusahaan AJA belum memadai untuk menunjang kegiatan produksi perusahaan. Data yang dihasilkan (laporan persediaan dan status produksi) belum akurat dan tidak tersedia saat dibutuhkan. Oleh karena itu, penulis merancang sebuah sistem produksi yang menekankan pada integrasi data dan otomatisasi. Rancangan ini dimulai dengan membuat tabel-tabel untuk penyimpanan data yang kemudian dihubungkan dalam relationship database agar saling terhubung sehingga semua data di dalam rancangan sistem ini terintegrasi. Input data dilakukan melalui form oleh orang yang berkepentingan (menggunakan fitur login). Data yang telah diinput kemudian disatukan ke dalam query yang akan mengolahnya kemudian mengeluarkan laporan terkait (laporan persediaan dan laporan status produksi) secara otomatis dan akurat. Rancangan sistem ini berperan untuk meningkatkan efektivitas dengan menyediakan laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga proses produksi bisa berjalan dengan lancar. Dari sisi efisiensi, rancangan sistem ini membuat perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan gaji untuk staf produksi dan akan mencegah kerugian yang timbul akibat kehilangan persediaan atau denda dari customer karena proses produksi melebihi deadline. Berdasarkan hasil penelitian, penulis menyarankan perusahaan untuk mulai membuat dan menerapkan sistem produksi yang terintegrasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi di perusahaan. Kepemilikan sistem jika benar-benar digunakan dengan maksimal akan mempermudah perusahaan dalam penyusunan laporan. Selain itu, perusahaan juga perlu meningkatkan pengendalian internalnya, khususnya komponen control activities seperti physical control over assets and records (melakukan stock opname secara rutin dan didampingi top management untuk mencegah kehilangan barang dan fraud), proper authorization dan segregation of duties dengan melengkapi struktur organisasi, juga menyusun risk assessment and response dengan melibatkan karyawan karena mereka yang mengetahui kondisi yang sebenarnya terjadi di lapangan.