Pemeriksaan operasional atas aktivitas pembelian untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi fungsi pembelian : studi kasus pada PT. Kabatama Raya

Abstract

Di era globalisasi ini kemajuan ekonomi menuntut adanya perkembangan pada bidang infrastruktur. Hal ini mendorong perkembangan dan kemajuan pada industri yang berkaitan dengan pembangunan infrastruktur, selain itu meningkatnya permintaan akan papan yang merupakan kebutuhan pokok manusia menjadi alasan berkembangnya industri pendukungnya. Aktivitas pembelian merupakan unsur penting bagi perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan produksi perusahaan supaya pembelian bahan baku terjadwal dengan baik dan menjaga kualitas dari bahan baku yang dibeli tersebut tetap optimal dalam menunjang kegiatan produksi dan juga tidak menghambat tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu peneliti tertarik untuk melakukan pemeriksaan operasional pada aktivitas pembelian agar fungsi pembelian dapat berjalan makin efektif dan efisien. Pemeriksaan operasional adalah jenis pemeriksaan yang dilakukan terhadap prosedur, metode, dan operasi kegiatan suatu entitas untuk menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan entitas tersebut. Aktivitas pembelian merupakan sebuah aktivitas yang berulang terkait pertukaran barang dan jasa yang sistematis antara penjual dan pembeli. Berhasilnya aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan itu merupakan kemampuan perusahaan tersebut untuk mengadakan bahan-bahan dan jasa-jasa dengan keinginan perusahaan. Fungsi pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan yaitu bertanggung jawab untuk memperoleh bahan-bahan yang diperlukan dapat tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi kausal. Pertama, peneliti menentukan topik penelitian, mengidentifikasi permasalahan, dan menentukan sumber data yang dapat diperoleh. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi literatur dan studi lapangan. Setelah itu peneliti melakukan pengolahan data yang diperoleh dengan menggunakan analisis kualitatif dan analisis kuantitatif. Analisis kuantitatif yang digunakan peneliti pada penelitian ini untuk menghitung besarnya kerugian yang ditanggung perusahaan akibat adanya aktivitas pembelian yang tidak efektif dan tidak efisien. Analisis kualitatif digunakan peneliti untuk menganalisis efektivitas dan efisiensi atas kebijakan dan prosedur aktivitas pembelian dan analisis terhadap kegiatan evaluasi pemasok serta mencari tahu penyebab dari adanya aktivitas pembelian yang tidak efektif dan tidak efisien. Objek penelitian ini adalah PT. Kabatama Raya yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur kawat dan logam (wire indusrty). Melalui pemeriksaan operasional, peneliti memfokuskan critical area pada pemeriksaan ini adalah aktivitas pembelian perusahaan. Aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan belum memadai. Hal itu dikarenakan perusahaan belum memiliki kebijakan terkait pembelian bahan baku yang rutin dilakukan sehingga terjadi pembelian yang mendesak, selain itu biaya-biaya dalam melakukan aktivitas pembelian juga tidak dilakukan pencatatan sehingga perusahaan tidak mengetahui setiap procurement cost yang terjadi setiap melakukan aktivitas pembelian. Aktivitas evaluasi pemasok juga dilakukan hanya setahun sekali pada akhir tahun yang menyebabkan pada tahun tersebut terjadi pembelian berulang ke pemasok yang kurang baik. Saran dan rekomendasi yang peneliti berikan adalah supaya perusahaan memiliki kebijakan kapan pembelian bahan baku dilakukan tanpa harus menunggu permintaan bagian produksi, dengan menentukan titik reorder point dan economic order quantity dari masing-masing bahan baku. Selain itu perusahaan harus melakukan pencatatan procurement cost untuk setiap pembelian yang terjadi dan melakukan evaluasi pada biaya-biaya tersebut supaya menjadi lebih efektif dan efisien. Evaluasi pemasok harus dilakukan setiap kali melakukan pemesanan supaya evaluasi terhadap pemasok tersebut selalu terbaharui.