Peranan aktivitas pengendalian terhadap peningkatan efektivitas pada siklus penggajian : studi kasus pada PT. IDEA

Abstract

Di tengah pluralitas sektor jenis usaha yang semakin beragam, perusahaan-perusahaan akan senantiasa berusaha keras untuk menjadi yang terbaik di mata publik dan bertahan dalam persaingan agar selalu going concern. Manusia sebagai sumber daya utama di perusahaan dituntut untuk dapat melakukan segala sesuatunya dengan serba cepat dan tepat. Tuntutan ini ditujukan agar tercapainya tujuan dari perusahaan tersebut dengan efektif dan efisien. Perusahaan harus memberikan timbal balik kepada para pekerjanya berupa gaji sebagai bentuk apresiasi kerja keras mereka. Inilah yang dinamakan siklus penggajian. Namun dalam mendistribusikan gaji juga dibutuhkan aktivitas pengendalian yang memadai agar total keseluruhan gaji yang dikeluarkan dapat terdistribusi dengan tepat waktu dan tepat jumlah. Siklus penggajian ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu pencatatan kehadiran pegawai, perhitungan gaji pegawai, dan pada akhirnya pendistribusian gaji pegawai. Dalam perhitungan gaji sendiri, terdapat faktor lain yang turut memengaruhi yaitu perhitungan cash advance. Peranan aktivitas pengendalian sangatlah penting dalam siklus penggajian guna mencegah risiko-risiko yang mungkin didapati di dalam siklus tersebut. Aktivitas pengendalian ini terdiri dari proper authorization of transactions and activities, segregation of duties, design and use of documents and records, safeguarding assets, records, and data, serta independent checks on performance. Penulis memilih PT IDEA sebagai objek dari penelitian mengenai peranan dari aktivitas pengendalian tersebut guna meningkatkan efektivitas dari siklus penggajian. Penelitian ini menggunakan metode hypothetico-deductive. Metode ini menyediakan pendekatan yang bermanfaat serta sistematis untuk mengaplikasikan ilmu pengetahuan sehingga dapat menyelesaikan masalah-masalah, baik masalah kecil maupun masalah besar seperti masalah manajerial. Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam menunjang penelitian ini terbagi atas beberapa teknik yaitu field study berupa wawancara dan observasi, serta literature review. Dari hasil penelitian yang sudah dilakukan oleh penulis, terdapat beberapa masalah yang cukup krusial mengenai aktivitas pengendalian yang diaplikasikan dalam siklus penggajian di PT IDEA ini. Aktivitas-aktivitas pengendalian tersebut belum sepenuhnya memadai dan ini ditandai dengan tidak adanya pemisahan fungsi, dokumentasi, pengamanan aset, pemeriksaan kinerja pegawai, dan juga otorisasi dari pihak atasan yang belum memadai. Penulis memberikan saran untuk menerapkan segregation of duties yang lebih terstrukur dan terorganisir agar setiap individu memiliki deskripsi pekerjaan yang benar-benar dibedakan, proper authorization of transactions and activities serta independent checks on performance juga sangat penting karena dengan adanya pemeriksaan dan otorisasi yang jelas dalam siklus penggajian maka pengeluaran gaji yang terdistribusi kepada masing-masing pegawai akan sesuai dan tepat. Lalu design and use of documents and records terlebih lagi pada bagian cash advance untuk memudahkan perhitungan gaji setiap periodenya dan dokumen-dokumen dibuat secara prenumbered agar setiap aktivitas dapat diidentifikasi dan berbeda dengan yang lainnya. Hal ini memungkinkan pemisahan dan pelacakan satu kejadian di antara kejadian-kejadian lainnya melalui sistem akuntansi. Penulis juga menyarankan untuk menyediakan contingency plan untuk menyimpan aset atau data yang dimiliki perusahaan sebagai salah satu bentuk penanggulangan apabila terjadi bencana di kemudian hari serta brankas untuk penyimpanan kas dalam perusahaan dan juga pemasangan CCTV. Dengan demikian, diharapkan peranan aktivitas-aktivitas pengendalian ini dapat meningkatkan efektivitas dari siklus penggajian di PT IDEA.