Pemeriksaan operasional terhadap aktivitas pengelolaan persediaan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan : studi kasus pada Rumah Sakit Santo Borromeus

Abstract

Rumah sakit merupakan sarana yang sangat dibutuhkan yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan. Rumah sakit bertujuan untuk mengatasi permasalahan kesehatan serta memelihara dan meningkatkan kualitas hidup masyarakat. Agar rumah sakit dapat mengatasi permasalahan kesehatan yang dihadapi masyarakat, maka rumah sakit harus menjalankan fungsi operasinya secara efektif dan efisien. Persediaan merupakan hal penting yang wajib diperhatikan oleh pihak rumah sakit terutama persediaan bahan makanan dan barang medis. Dengan adanya persediaan, fungsi operasi rumah sakit dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Maka dari itu,rumah sakit membutuhkan pengelolaan persediaan yang baik. Pemeriksaan operasional adalah proses menganalisis kegiatan operasi untuk mengidentifikasi area-area yang membutuhkan perbaikan dan pengembangan dalam program berkelanjutan. Pemeriksaan operasional dilakukan dalam lima tahap yaitu planning, work program, fieldwork, development of review finding and recommendation dan reporting. Pengelolaan persediaan adalah kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari persediaan sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran penjualan serta kebutuhankebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien. Pemeriksaan operasional dapat mengidentifikasi dampak yang ditimbulkan dari fungsi pengelolaan persediaan yang tidak efektif, serta menganalisis dan mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi keefektifan pengelolaan persediaan dalam perusahaan. Metode penelitian yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Data primer pada penelitian ini adalah wawancara dan observasi sedangkan data sekunder adalah data perusahaan seperti data persediaan bahan makanan dan barang medis tahun 2016 dan data stock opname bahan makanan dan barang medis tahun 2016. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah studi lapangan dan studi kepustakaan. Data-data tersebut selanjutnya dianalisis oleh peneliti. Objek penelitian pada penelitian ini adalah pemeriksaan operasional terhadap aktivitas pengelolaan persediaan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan di Rumah Sakit B. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan diketahui bahwa pengelolaan persediaan rumah sakit pada tahun 2016 masih kurang berjalan dengan efektif dan efisien karena masih ditemukan temuan-temuan berupa kurangnya pengendalian untuk pembelian bahan makan dan barang medis; karyawan yang menjalankan tugas di bagian pembelian bahan makanan dan bagian receiving bahan makanan memiliki spesifikasi yang kurang sesuai dengan job descriptionnya; peraturan mengenai pemeriksaan dan stock opname untuk bagian farmasi dan masing-masing unit kurang memadai; prosedur di bagian receiving bahan makanan dan barang medis yang dibeli dari pemasok kurang memadai; karyawan bagian dapur, bagian gudang makanan dan medis, serta bagian farmasi masih lalai dalam melakukan pekerjaannya; fasilitas fisik terkait penyimpanan persediaan di gudang medis masih kurang memadai; distribusi persediaan yang tersedia kurang memadai; kegiatan administrasi pembelian belum memadai; dan pengendalian fisik persediaan di gudang kurang memadai. Namun secara keuangan, kerugian yang dialami rumah sakit pada tahun 2016 tidak terlalu material jika dilihat dari beberapa aspek yakni sisa dari proses memasak yang dilakukan oleh karyawan dapur sebesar Rp 319.100. Selain itu, kerugian yang dialami oleh rumah sakit adalah ditemukannya susu yang kedaluarsa di gudang makanan sebesar Rp 185.500. Untuk barang medis, rumah sakit juga menanggung kerugiaan karena rumah sakit membeli obat ke pemasok alternatif sebesar Rp 63.375. Selain itu ada juga kerugian obat kedaluarsa di farmasi rawat inap dan farmasi rawat jalan sebesar Rp 380.000 dan Rp 391.000. Namun rumah sakit juga telah baik dalam melakukan stock opname di bagian gudang, fasilitas penyimpanan bahan makanan basah, dll. Pada akhir pemeriksaan operasional, peneliti memberikan rekomendasi kepada rumah sakit yang diharapkan dapat meningkatkan keefektifan dan keefisienan pengelolaan persediaan.