Peningkatan aktivitas pengendalian pada siklus pembelian guna mengurangi produk yang tidak memenuhi kualifikasi pada Gudang Bajoe M26

Abstract

Kurangnya perhatian perusahaan terhadap efisiensi dari kegiatan operasional yang dilakukannya dapat menyebabkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Hal tersebut dapat terjadi karena perusahaan hanya berfokus untuk meningkatkan laba dengan cara meningkatkan penjualannya saja. Biaya operasional yang besar terjadi pada prosedur pembelian barang pada Gudang Bajoe M26 milik Bapak Hendra Harjanto dimana perusahaan masih sering menerima barang yang tidak sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki oleh perusahaan. Masalah tersebut dapat diselesaikan dengan melakukan peningkatan aktivitas pengendalian pada prosedur pembelian perusahaan. Aktivitas pengendalian merupakan alat bantu yang bertujuan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Aktivitas pengendalian merupakan salah satu komponen dari pengendalian internal yang bertujuan untuk mendukung tercapainya tujuan dari perusahaan. Pengendalian internal dengan kerangka COSO Enterprise Risk Management merupakan kerangka pengembangan dari COSO Internal Control. Pengembangan ini terjadi karena perusahaan bergerak mengikuti perkembangan zaman, sehingga risiko yang dihadapi perusahaan pun semakin beragam dan berubah-ubah. Pembahasan komponen pengendalian internal, yaitu aktivitas pengendalian (control activities) akan dilakukan pada prosedur pembelian Gudang Bajoe M26. Prosedur pembelian yang dilakukan oleh perusahaan terbagi menjadi kegiatan pemesanan dan pembelian barang, penerimaan dan penyimpanan barang, pemberian persetujuan terhadap invoice supplier dan pembayaran atas invoice supplier. Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analitis. Metode ini membahas suatu permasalahan dengan memperoleh, mengolah, menyajikan dan menganalisis data, sehingga dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai hubungan antara objek yang diteliti. Hubungan tersebut akan digunakan penulis untuk menarik suatu kesimpulan serta memberikan saran yang akan bermanfaat bagi perusahaan. Pada penelitian ini objek penelitian yang digunakan merupakan perusahaan dagang Gudang Bajoe M26 yang bergerak di bidang penjualan pakaian sisa ekspor. Teknik penelitian untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini adalah penelitian lapangan, berupa wawancara, dokumentasi, dan observasi, serta penelitian kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, penulis mengetahui bahwa Gudang Bajoe M26 belum menerapkan aktivitas pengendalian pada prosedur pembelian secara maksimal. Perusahaan tidak membuat dokumen purchase requisition dalam melakukan permintaan barang, tidak membuat dokumen purchase order saat melakukan pembelian barang dan tidak membuat dokumen receiving report pada saat melakukan penerimaan barang. Tidak memiliki dokumen purchase order menyebabkan bagian gudang tidak mengetahui mengenai barang yang akan dikirimkan oleh supplier, sehingga dapat meningkatkan kemungkinan diterimanya barang yang tidak memenuhi kualifikasi. Selain itu pemeriksaan independen atas kinerja yang dilakukan oleh karyawan perusahaan pada saat melakukan pemeriksaan barang juga belum memadai. Hanya dilakukannya pengawasan oleh manajer utama dikhawatirkan tidak dapat mengawasi seluruh kegiatan pemeriksaan barang yang dilakukan oleh karyawan perusahaan, sehingga kemungkinan terdapat barang yang tidak memenuhi kualifikasi tinggi. Oleh karena itu, penulis memberikan saran bagi perusahaan untuk membuat dokumen purchase requisition, purchase order dan receiving report dalam menjalankan prosedur pembeliannya, sehingga penerimaan barang yang tidak memenuhi kualifikasi dapat berkurang. Selain itu, perusahaan juga dapat meningkatkan atau menambah aktivitas pemeriksaan independen pada prosedur penerimaan barang menjadi dua lapis, sehingga penerimaan barang yang tidak memenuhi kualifikasi milik perusahaan dapat dikurangi.