Pemeriksaan operasional terhadap aktivitas pengelolaan persediaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan : studi kasus PT. Laju Jaya Prima

Abstract

Seluruh kegiatan operasi perusahaan yang sudah atau sedang dilaksanakan, dilakukan untuk mencapai tujuan utama perusahaan, yakni memperoleh laba. Seiring berjalannya waktu, daya saing yang terjadi antar bisnis semakin meningkat dan untuk memastikan perusahaan dapat terus bersaing, perusahaan harus dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi mereka, terutama pada aktivitas pengelolaan persediaan di mana tanpa adanya aktivitas pengelolaan persediaan yang efektif dan efisien, kegiatan operasi perusahaan tidak dapat berjalan secara optimal. Untuk menilai dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi sebuah perusahaan, dapat dilakukan pemeriksaan operasional. Pemeriksaan operasional merupakan proses pemeriksaan yang dilakukan untuk menilai dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan operasi perusahaan. Proses pemeriksaan operasional melibatkan lima tahap, yakni; tahap perencanaan, tahap program kerja, tahap kerja lapangan, tahap pengembangan temuan dan rekomendasi, dan tahap pelaporan. Hasil akhir dari sebuah pemeriksaan operasional, adalah rekomendasi terhadap temuan-temuan kelemahan atau area yang bermasalah dalam sebuah perusahaan. Pemeriksaan operasional pada penelitian ini dilakukan terhadap aktivitas pengelolaan persediaan. Aktivitas pengelolaan persediaan adalah segala aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengelola atau mengoptimalkan pengelolaan persediaan perusahaan. Penelitian ini dilakukan menggunakan metode studi deskriptif. Studi deskriptif dilakukan untuk memperoleh data dan informasi yang menggambarkan kebijakan dan proses yang terjadi dalam aktivitas sebuah perusahaan. Data penelitian dikumpulkan dengan cara melakukan wawancara terhadap pihak yang terkait, observasi secara langsung terhadap aktivitas pengelolaan persediaan, memperoleh dokumen publik dan pribadi perusahaan, dan studi literatur sebagai landasan penggunaan teori penelitian. Data yang dikumpulkan kemudian dilakukan pemeriksaan operasional oleh peneliti, guna mendapatkan temuan-temuan kelemahan atau area yang bermasalah pada aktivitas pengelolaan persediaan PT Laju Jaya Prima. Pemeriksaan operasional pada PT Laju Jaya Prima melibatkan wawancara dengan pemilik, manajer, dan asisten manajer, observasi secara langsung terhadap aktivitas pengelolaan persediaan yang terjadi dalam perusahaan, Peneliti juga melakukan evaluasi terhadap pengelolaan persediaan berdasarkan; safety stock, reoder point, dan economic order quantity, untuk menentukan model pembelian persediaan yang efektif dan efisien bagi perusahaan, serta untuk melakukan perbandingan dengan model pembelian persediaan perusahaan saat ini guna menilai efektivitas dan efisiensi dari aktivitas pengelolaan persediaan PT Laju Jaya Prima. Pemeriksaan operasional yang dilakukan terhadap PT Laju Jaya Prima, menghasilkan 5 temuan masalah, yakni; kebijakan dan prosedur perencanaan dan pemesanan persediaan belum memadai, kebijakan dan prosedur pencatatan arus keluar masuk dan pengelolaan persediaan belum memadai, kegiatan pembelian dan penjualan persediaan yang dilakukan perusahaan belum efektif, aktivitas pengendalian perusahaan untuk menjaga keamanan dan keakuratan persediaan tidak memadai, dan aktivitas penyimpanan persediaan pada gudang perusahaan tidak memadai. Rekomendasi dari peneliti kepada perusahaan adalah untuk melakukan pemeriksaan persediaan sebelum melakukan pemesanan, mengimplementasikan dokumen purchase requistion pada aktivitas pemesanan, membuat divisi gudang yang secara khusus mengelola persediaan, menerapkan segregation of duties dalam aktivitas pengelolaan persediaan mereka, melakukan model pembelian berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ) dan service level, serta meningkatkan fasilitas keamanan dan fasilitas pengelolaan persediaan yang dimiliki perusahaan.