Evaluasi standar operasional prosedur untuk penurunan Customer Lead Time pada bagian administrasi Workshop PT Djarum

Abstract

Pemerintah Indonesia bertekad untuk meningkatkan daya saing global Indonesia dari peringkat ke-41 menjadi ke-39 dari 138 negara yang tercatat dalam Global Competitiveness Report. Untuk meraih target tersebut, Kementerian Perindustrian gencar mendorong perusahaan manufaktur dalam negeri untuk terus berinovasi dengan menerapkan konsep Industri 4.0. Kementerian Perindustrian (Kemenperin) mengenalkan Indeks Kesiapan Industri Indonesia 4.0 (INDI 4.0). INDI 4.0 memiliki tujuan sebagai instrumen untuk mengevaluasi sejauh mana kesiapan industri dalam mengadopsi perubahan menuju era industri 4.0. PT Djarum berkomitmen untuk mengikuti digitalisasi pada proses operasional perusahaan. Penerapan dan perubahan operasional perusahaan mengarah pada digital memang tidak mudah. Perlu adanya evaluasi kinerja dan prosedur yang diterapkan selama proses operasionalisasi. Salah satu perusahaan rokok terbesar di Indonesia, PT Djarum saat ini selalu berupaya untuk terus memenuhi kebutuhan para konsumennya. Salah satu upaya dalam pemenuhan hal tersebut adalah dengan mendirikan Sub Unit Engineering Workshop. Sub Unit Engineering Workshop PT Djarum berfungsi sebagai support engineering untuk mesin - mesin yang digunakan oleh PT Djarum dalam memproduksi rokok. Keberadaan teknologi informasi berperan penting dalam meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Perkembangan teknologi memiliki pengaruh yang signifikan terhadap customer lead time perusahaan. Teknologi dapat membantu perusahaan manufaktur untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi, sehingga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dan mengirimkannya ke pelanggan. Adanya kemajuan teknologi akan mempengaruhi customer lead time untuk proses pengadaan barang. Faktor lead time tersebut menjadi faktor yang penting karena dapat mempengaruhi jumlah demand yang diminta oleh konsumen. Semakin cepat customer lead time untuk sebuah order, cenderung akan meningkatkan demand bagi perusahaan. Customer lead time pada bagian administrasi Workshop PT Djarum memakan waktu hingga 14 hari. Hal ini menunjukkan adanya permasalahan dalam bagian adminsitrasi Sub Unit Engineering Workshop PT Djarum. Diperlukan evaluasi khusus mengenai SOP (Standar Operasional Prosedur). Setelah dilakukan evaluasi terkait prosedur yang ada di bagian administrasi Sub Unit Engineering Workshop PT Djarum, ditemukan beberapa masalah dan ruang improvement yang dapat dilakukan. Permintaan pesanan yang telah diterima oleh admin terlewat dan tidak diteruskan ke tahap selanjutnya (validasi), belum diisinya kolom check and approved pada gambar kerja yang dikirim oleh customer, ditemukan order yang masuk belum melalui admin, admin sering terlewat untuk melakukan close order aplikasi Workshop Routing System, kebergantungan penuh pada satu orang, admin terlambat untuk membuat surat jalan, proses pengambilan barang memakan waktu lama. Dalam rangka mengurangi potensi terjadinya masalah tersebut, diberikan rekomendasi solusi untuk diterapkan.