Analisis peran aktivitas pengendalian untuk menunjang efektivitas siklus pembelian : studi kasus pada V Hotel & Residence

Abstract

Sejak tahun 2022, industri pariwisata dan perhotelan kembali mengalami pemulihan pasca pandemi. Hal ini tercermin dari meningkatnya jumlah kunjungan wisatawan pada berbagai destinasi favorit. Adanya peningkatan ini, memicu terjadinya peningkatan investasi baru pada bidang perhotelan di berbagai lokasi yang menjadi tempat favorit wisatawan. Salah satu daerah yang menerima berbagai investasi baru adalah Jawa Barat. Hal ini menjadikan V Hotel & Residence sebagai salah satu hotel yang telah berdiri cukup lama di Bandung perlu memiliki keunggulan agar tetap menjadi pilihan masyarakat. Hotel perlu memastikan bahwa berbagai fasilitas dan pelayanan terbaik tersedia bagi tamunya ketika dibutuhkan. Ketersediaan tersebut tentunya berkaitan erat dengan siklus pembelian yang dilakukan di hotel. Akan tetapi, V Hotel & Residence kerap kali menemukan permasalahan pada pada siklus pembelian seperti permintaan barang yang terlambat dipenuhi karena lamanya proses pemesanan, juga pemasok yang tidak mengirimkan barang akibat belum lunasnya faktur sebelumnya. V Hotel & Residence perlu menerapkan pengendalian internal yang memadai untuk meminimalisir risiko dan bersaing pada industri yang sedang berkembang. Salah satu komponen pengendalian internal yang perlu diterapkan adalah aktivitas pengendalian. Maka, analisis atas penerapan aktivitas pengendalian perlu dilakukan. Siklus pembelian merupakan salah satu siklus yang berkaitan erat dengan siklus lain sehingga permasalahan pada siklus ini dapat mengganggu kegiatan operasional pada siklus lain. Siklus pembelian dapat dikatakan efektif ketika seluruh tujuan dari siklus ini tercapai. Maka dari itu, diperlukan penerapan aktivitas pengendalian untuk membantu perusahaan dalam meminimalisir risiko dan memastikan bahwa perusahaan mendapatkan keyakinan yang memadai terkait pencapaian tujuan perusahaan. Komponen aktivitas pengendalian dianalisis menggunakan COSO Internal Control Framework pada empat tahap siklus pembelian di V Hotel & Residence yang mencakup pemesanan barang, penerimaan barang, persetujuan faktur pemasok, dan pengeluaran kas. Metode penelitian yang digunakan untuk melakukan analisis atas aktivitas pengendalian di V Hotel & Residence adalah applied research yang mengidentifikasi kekurangan atau kelemahan pada aktivitas pengendalian V Hotel & Residence. Sumber data terdiri dari data primer dan sekunder yang dikumpulkan dengan teknik wawancara, observasi, dokumentasi, serta studi literatur. Sementara itu, objek penelitian merupakan aktivitas pengendalian yang diimplementasikan pada V Hotel & Residence. Mengacu pada hasil penelitian, aktivitas pengendalian yang diterapkan pada siklus pembelian di V Hotel & Residence cukup memadai. Namun, terdapat beberapa hal yang dapat ditingkatkan pada aktivitas pengendalian yang diterapkan. Perusahaan saat ini belum memiliki flowchart dan SOP terkait pengarsipan dokumen dan hak akses sehingga kedua hal tersebut dapat digunakan dan disosialisasikan pada karyawan. Dalam penggunaan dokumen, terdapat format dokumen yang sifatnya membingungkan dan dapat diperbaiki. Selain itu, V Hotel & Residence saat ini juga belum menggunakan dokumen Purchase Return. Pada bagian penerimaan dan pengeluaran kas, belum terdapat pemisahan fungsi antara custody dan recording. Maka, perusahaan perlu memastikan dilakukannya stock opname selain oleh pihak yang bertanggung jawab dan rekonsiliasi atas utang yang hasilnya dilaporkan pada Assistant Director. Terkait pengamanan aset, perusahaan dapat memasang CCTV pada gudang. Perusahaan juga dapat mencari karyawan baru untuk menjadi Accounting Supervisor dan melakukan delegasi tugas Assistant Director. Untuk pemesanan persediaan, perusahaan dapat melakukan perhitungan reorder point. Dengan diterapkannya berbagai rekomendasi yang diberikan, diharapkan aktivitas yang diterapkan V Hotel & Residence mampu menunjang efektivitas siklus pembelian.