Evaluasi proses kerja pada bagian maintenance support untuk meningkatkan pengendalian internal di PT Jaya Transport Indonesia

Abstract

Kebutuhan rokok yang meningkat, menunjukkan tingginya permintaan rokok terhadap perusahaan-perusahan produsen rokok. Pada rantai pasok produsen rokok, proses distribusi kemudian menjadi salah satu hal yang penting untuk bisa menjawab tingginya permintaan rokok. Agar dapat terus mengimbangi, diperlukan peningkatan kinerja dan pengoptimalan aktivitas operasional proses distribusi secara menyeluruh. Seperti pada perusahaan PT Jaya Transport Indonesia yang memiliki bagian maintenance untuk mendukung operasionalnya. Maintenance kendaraan yang baik akan menghasilkan kendaraan yang mampu mengangkut muatan dengan aman hingga sampai ke tangan penerima. Maka dalam magang ini dilakukan analisis proses kerja pada bagian maintenance untuk pembuatan improvement yang didukung dengan teori selama perkuliahan. Kegiatan magang dilaksanakan di PT Jaya Transport Indonesia yang berdiri sejak 7 April 2011 dan berlokasi di Kabupaten Kudus, Jawa Tengah. Perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa transportasi termasuk pengangkutan barang umum dengan lingkup nasional dan layanan pemeliharaan kendaraan mobil truk. Di dalam perusahaan terdapat bagian operasional menjalankan aktivitas bisnis utama terkait jasa pengangkutan barang umum dan bagian maintenance yang mendukung aktivitas bisnis utama dengan melakukan pemeliharaan kendaraannya. Landasan teori yang relevan mencakup maintenance, pemeriksaan manajemen, COSO Internal Control, manajemen risiko (ISO 31000), dan manajemen gudang. Maintenance merupakan aktivitas untuk memelihara kualitas kendaraan untuk meminimalisir kerusakan. Pada proses maintenance dilakukan pemeriksaan manajemen untuk memberikan usulan perbaikan atau pengendalian berdasarkan pedoman COSO Internal Control-Control Activities. Penciptaan usulan perbaikan atau pengendalian yang dilakukan diukur berdasarkan manajemen risiko untuk mengukur tingkat risiko karena keterbatasan yang dialami. Salah satunya terkait penerapan manajemen gudang yang menjadi standar penyimpanan barang. Dibuat rekomendasi atau usulan dan solusi untuk penanganan setiap risiko, terutama terhadap risiko yang berada pada level tinggi dan ekstrem pada matriks, yaitu risiko kecurangan (fraud) dengan menambahkan detail dokumen lengkap terkait pengajuan bon sementara pada bagian Procurement. Risiko kehilangan dan pencurian pada bagian Warehouse diatasi dengen pencatatan atas aset baut kecil kategori ongkos dengan menggunakan pendekatan dengan timbangan, serta membuat pencatatan sekaligus rekap barang bekas yang seharusnya. Kemudian, risiko inefisiensi kerja pada bagian Maintenance Planner terkait dokumen Work Order dan pencatatan yang dilakukan secara berulang terkait hal yang sama pada bagian Warehouse dan Procurement. Pada risiko maintenance kendaraan terhambat, disarankan mencari supplier untuk cadangan dan perubahan prosedur peminjaman alat menggunakan teknologi. Direkomendasikan kepada perusahaan untuk tetap mengupayakan adanya pengendalian pada setiap proses kerja untuk mengatasi kemungkinan dan dampak dari setiap risiko yang telah diidentifikasi.