Usulan rancangan sistem informasi untuk pengelolaan material sisa proyek di PT Djarum

Abstract

PT Djarum merupakan salah satu perusahaan rokok terbesar di Indonesia. PT Djarum memiliki unit Engineering yang berperan sebagai penunjang operasi produksi rokok. Salah satu tugas utama dari Engineering PT Djarum adalah pengelolaan dan eksekusi proyek (modifikasi dan pembuatan mesin). Kendala yang dialami oleh Engineering PT Djarum adalah dalam pengelolaan material sisa proyek. Melalui identifikasi permasalahan dengan menggunakan 5 Whys, ditemukan bahwa akar permasalahan dari menumpuknya material sisa proyek adalah informasi material sisa tidak tersimpan dengan baik, maka dari itu penelitian dilakukan untuk memperoleh usulan rancangan sistem informasi untuk pengelolaan material sisa proyek di PT Djarum. Perancangan sistem informasi dilakukan dengan metode System Development Life Cycle (SDLC), yang terdiri dari empat buah tahapan, yakni perencanaan, analisis, perancangan, dan implementasi. Penelitian ini berhenti hingga tahap perancangan, yakni pembuatan prototype sistem informasi. Perencanaan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik terhadap objek penelitian dan mendeklarasikan tujuan dari pengembangan sistem informasi. Selanjutnya, tahap analisis dilakukan untuk mengidentifikasi error pada proses bisnis saat ini dan kebutuhan sistem informasi. Terakhir, tahap perancangan dilakukan permodelan proses menggunakan context diagram dan data flow diagram, permodelan basis data dengan menggunakan entity relationship diagram, dan pembuatan prototype sistem informasi. Melalui penelitian diperoleh usulan rancangan sistem informasi pengelolaan material sisa proyek di PT Djarum berupa prototype form fisik, basis data, dan aplikasi PowerApps. Aplikasi PowerApps yang dibangun mencangkup lima fungsi utama yakni menerima masuk material sisa proyek, membuat material request, mengeluarkan material sisa proyek dari gudang, serta melakukan stock opname dan pemutihan. Adapun dibuat Standard Operating Procedure (SOP) yang berguna sebagai pedoman standar bagi pelaksana dalam melaksanakan sebuah pekerjaan. Melalui sistem informasi yang dirancang, kegiatan transaksi masuk dan keluar material dapat terekam dengan baik, sehingga dapat memberikan data stok material yang aktual. Selain itu, user juga dapat mengakses informasi keberadaan material sisa proyek di mana saja dan kapan saja melalui handphone.