Kegiatan administrasi surat masuk dan keluar dalam lingkup kearsipan Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Jawa Barat

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja sebagai administrasi surat masuk dan surat keluar sekaligus kearsipan, di Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral. Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral beralamat di Jl. Soekarno-Hatta No. 576, Sekejati, Kec. Buah Batu, Kota Bandung. Penulis telah melakukan praktik kerja terhitung sejak tanggal 22 Februari sampai dengan 31 Maret 2022. Praktik kerja dilaksanakan selama 26 hari kerja atau setara dengan 221 jam kerja dengan rata-rata 8 jam kerja per hari. Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktik kerja yaitu membantu bidang kearsipan menjadi administrasi surat masuk dan keluar via hardcopy, soft copy maupun e-mail yang masuk, membantu mengumpulkan arsip per hari untuk dijadikan laporan arsip bulanan kepada arsiparis di Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Jawa Barat. Selama penulis melakukan kegiatan praktik kerja, penulis menemukan beberapa masalah yang terjadi, yaitu dalam kebutuhan proses bekerja seperti barang jasa yang dipakai banyak yang tidak layak pakai dan untuk penyimpanan dokumen arsip masih disimpan di tempat atau ruangan yang tidak laying untuk menyimpan dokumen arsip tersebut. Untuk lebih efisien, sebaiknya Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral menerapkan pengendalian barang dan jasa agar bisa diketahui barang mana saja yang masih layak pakai dan barang mana saja yang sudah harus diganti agar bisa memaksimalkan pekerjaan dan harus lebih bisa memaksimalkan ruangan kosong yang dapat dipakai sebagai ruang penyimpanan arsip agar tidak disimpan begitu saja pada bagian fornt office agar kelak apabila dibutuhkan untuk mencari arsip dokumen diwaktu yang akan datang dapat memudahkan pekerjaan.