Evaluasi control activities untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian : studi kasus Toko Sepatu Online Zavatu

Abstract

Bisnis merupakan salah satu kegiatan yang dapat dilakukan oleh setiap individu atau organisasi dengan tujuan menciptakan nilai melalui produk barang atau jasa yang ditawarkan untuk memperoleh keuntungan dan memenuhi kebutuhan setiap konsumennya. Terlebih, bisnis saat ini tidak hanya dapat dilakukan secara onsite namun, bisa dilakukan secara online melalui berbagai aplikasi. Seperti hal nya yang dilakukan oleh Toko Sepatu Zavatu yang dikenal sebagai Zavatu telah memasuki dunia digital dengan memasarkan produknya melalui online shop. Sebagai penjual sepatu dengan menerapkan diferensiasi sepatu yang berukuran besar, Zavatu diharapkan dapat memproduksi secara continue agar produk yang disediakan memiliki beragam model yang dapat mengikuti perkembangan zaman mengingat, produk sepatu wanita yang berukuran besar dengan model terkini masih jarang dijual di pasaran. Karenanya, siklus pembelian bahan baku menjadi hal yang penting bagi Zavatu untuk dapat memproduksi secara continue dan membutuhkan penerapan control activities pada siklus pembeliannya tersebut. Control activities terdiri atas beberapa prosedur yang bertujuan untuk memastikan bahwa siklus pembelian telah berjalan secara efektif. Siklus pembelian tersebut terdiri atas empat prosedur yaitu pemesanan barang, penerimaan barang, persetujuan faktur dari pemasok dan pengeluaran kas yang kemudian dievaluasi berdasarkan teori control activities pada kerangka COSO’s Internal Control. Evaluasi yang dilakukan akan menghasilkan kesimpulan dan rekomendasi guna meningkatkan efektivitas siklus pembelian pada Zavatu. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini yaitu studi deskriptif. Metode penelitian ini digunakan untuk menganalisis data yang telah dikumpulkan dengan cara menggambarkan atau mendeskripsikan data tersebut sesuai dengan topik penelitian berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya saat penelitian dilaksanakan kemudian, data diolah dan dianalisis untuk dibuat kesimpulan. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah berupa data primer seperti hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi peneliti. Selanjutnya data sekunder yang bersumber dari literatur yang tersedia di berbagai platform. Objek dari penelitian ini adalah control activities pada siklus pembelian di Zavatu. Hasil dari penelitian menunjukan bahwa control activities yang diterapkan oleh Zavatu belum sepenuhnya memadai. Zavatu belum melakukan proper authorization of transaction and activities dengan baik seperti halnya tidak memberikan tanda otorisasi yang sah terhadap dokumen yang diterima dari setiap aktivitas. Selain itu, mengenai segregation of duties juga belum terdapat pemisahan fungsi dari authorization, recording dan custody seperti yang dilakukan pemilik, pemilik masih melakukan perangkapan tugas menjadi bagian pembelian, keuangan dan akuntansi. Selain itu, mengenai design and use of documents and records juga belum memadai karena Zavatu hanya melakukan pencatatan sederhana tanpa format yang memadai. Dalam segi aspek keamanan pada safeguarding assets, records, and data , dokumen yang di buat ataupun yang diterima belum disimpan secara baik ditempat yang aman dan yang terakhir, mengenai independent checks on performances belum memadai. Maka dari itu, sebaiknya Zavatu dapat menerapkan proper authorization of transactions and activities sebagai tanda kesahan suatu transaksi. Selain itu, Zavatu juga perlu menerapkan segregation of duties serta design and use of document and records yang memadai dan yang terakhir yaitu, dengan menerapkan independent check performances yang ditujukan agar siklus pembelian yang dilakukan sudah tepat dan dapat dievaluasi jika terdapat kekurangan yang membuat Zavatu bisa lebih baik lagi kinerjanya di kemudian hari.