Aktivitas pengendalian untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian pada PT. Buana Makmur Abadi Jaya

Abstract

Meningkatnya nilai impor pada barang modal, salah satunya peralatan dapur menandakan adanya peningkatan kapasitas produksi. Perusahaan yang bergerak di bidang tersebut memerlukan adanya sistem informasi yang memadai untuk membantu kelancaran operasional, khususnya pada siklus pembelian di perusahaan. PT. Buana Makmur Abadi Jaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang impor peralatan dan perlengkapan dapur. Perusahaan seringkali mengalami kesalahan pemesanan yang tidak sesuai dengan barang yang sebenarnya dibutuhkan. PT. Buana Makmur Abadi Jaya memerlukan sistem informasi berupa pengendalian internal yang memadai untuk menyelesaikan masalah tersebut dan meningkatkan efektivitas siklus pembeliannya. Salah satu komponen pengendalian internal yang dibutuhkan adalah aktivitas pengendalian. Oleh karena itu, PT. Buana Makmur Abadi Jaya perlu melakukan evaluasi terhadap aktivitas pengendalian untuk meningkatkan efektivitas siklus pembeliannya. Siklus pembelian di perusahaan memerlukan aktivtitas pengendalian yang memadai guna memitigasi risiko. Perlu dilakukan adanya evaluasi atas aktivitas pengendalian untuk memastikan implementasinya dalam perusahaan sudah memadai. Evaluasi aktivitas pengendalian dilakukan menggunakan COSO Internal Control dengan mengevaluasi apakah seluruh komponen aktivitas pengendalian sudah diterapkan pada siklus pembelian. Terdapat lima komponen aktivitas pengendalian berdasarkan COSO Internal Control, yaitu proper authorization of transaction and activities, adequate separation of duties, adequate documents and records, physical control over assets and records, dan independent checks on performance. Aktivitas pada siklus pembelian meliputi aktivitas pemesanan barang, penerimaan barang, persetujuan tagihan pemasok, dan pembayaran. Penelitian ini menggunakan metode studi deskriptif dengan jenis penelitian terapan atau applied research. Sumber data terdiri dari data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data primer dikumpulkan melalui studi lapangan, yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Sementara data sekunder melalui studi pustaka. PT. Buana Makmur Abadi Jaya merupakan unit penelitian dan aktivitas pengendalian untuk meningkatkan efektivitas pada siklus pembelian sebagai objek penelitian. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aktivitas pengendalian pada siklus pembelian PT. Buana Makmur Abadi Jaya sudah cukup memadai. Namun, masih terdapat beberapa aktivitas pengendalian yang belum diterapkan sepenuhnya. Perusahaan masih melakukan otorisasi secara lisan pada sebagian besar aktivitas pembeliannya. Perusahaan juga belum menerapkan pemisahan fungsi pada bagian Gudang, serta tidak adanya dokumen yang dibuat perusahaan terkait permintaan pembelian, persetujuan tagihan pemasok, serta penerimaan barang. Adapun dokumen pemesanan barang yang dibuat juga memerlukan perbaikan untuk menghindari adanya kerancuan bagi pengguna. PT. Buana Makmur Abadi Jaya belum melakukan back up atas data perusahaan. Oleh karena itu, disarankan perusahaan untuk membuat dokumen Purchase Requisition, Voucher Package, dan Receiving Report serta memperbaiki format Purchase Order dan memberikan kolom otorisasi pada semua dokumen. Perusahaan juga sebaiknya memisahkan fungsi pencatatan, pengelolaan, serta penjagaan Gudang dan menambah bagian Penerimaan. Back up data juga diperlukan untuk mencegah hilangnya data, serta sebaiknya perusahaan memiliki KPI untuk penilaian kinerja karyawan. Dengan menerapkan aktivitas pengendalian yang sesuai dengan usulan diharapkan dapat meningkatkan efektivitas pada siklus pembelian PT. Buana Makmur Abadi Jaya.