Peran dokumen dalam meningkatkan pengamanan dan pengelolaan persediaan : studi kasus pada PT. BJG

Abstract

Perkembangan teknologi yang demikian pesat menyebabkan penggunaan sistem informasi yang semakin luas pada berbagai bidang usaha. Persediaan, sebagai elemen yang memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan manufaktur, juga dipengaruhi oleh berbagai macam risiko, seperti hilangnya barang, arus perpindahan barang yang kurang tepat, maupun kerusakan barang. PT. BJG, sebagai perusahaan manufaktur, juga menghadapi risiko-risiko tersebut. PT. BJG masih menerapkan sistem yang bersifat manual dan konvensional, sehingga menyebabkan PT. BJG mengalami risiko yang semakin besar dalam pengamanan dan pengelolaan persediaan. Persediaan dalam perusahaan perlu diamankan dan dikelola dengan baik agar perusahaan dapat berjalan secara optimal. Penggunaan dokumen yang tepat dapat menjadi solusi dalam mengelola risiko. Dalam sistem informasi akuntansi, terdapat tiga siklus dalam perusahaan manufaktur yang berhubungan erat dengan pengelolaan persediaan, yaitu siklus penjualan, siklus produksi, dan siklus pembelian. Kerangka kerja yang digunakan adalah COSO-Enterprise Risk Management. Dalam penelitian ini, komponen aktivitas pengendalian yang akan dibahas adalah proper authorization of transactions and activities, segregation of duties, design and use of documents and records, dan safeguarding assets, records and data.. Penelitian ini menggunakan metode penelitian hypothetico deductive method. Objek penelitian adalah penggunaan dokumen pada PT. BJG. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Penelitian ini hanya membahas dokumen pada aktivitas pembelian, produksi dan penjualan pada PT. BJG yang akan memengaruhi pengamanan dan pengelolaan persediaan. Yang menjadi fokus utama dalam penelitian ini adalah dokumen pada siklus persediaan. Secara umum, masih terdapat masalah-masalah terkait pengamanan dan pengelolaan persediaan, baik yang mengganggu pengamanan dan pengelolaan persediaan itu sendiri, maupun masalah yang timbul akibat pengamanan dan pengelolaan persediaan yang belum tepat. Struktur organisasi dan uraian tugas masih disampaikan kepada karyawan secara lisan. Penerapan prosedur dan pencatatan dokumen pada aktivitas penjualan, produksi, dan pembelian secara umum masih belum cukup dalam menunjang pengamanan dan pengelolaan persediaan pada PT. BJG. Oleh karena itu, struktur organisasi sebaiknya dibuat secara formal. Prosedur dan pencatatan dokumen yang diterapkan perusahaan sebaiknya diperbaiki. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara membuat dan menggunakan dokumen, memisahkan fungsi bagian gudang, bagian penjualan, bagian pembelian dan bagian produksi, mencantumkan otorisasi dalam dokumen, serta melindungi fisik persediaan dan dokumen yang terdapat pada PT. BJG. Dengan menerapkan rekomendasi-rekomendasi tersebut, pengamanan dan pengelolaan persediaan yang diterapkan oleh PT. BJG dapat ditingkatkan.