Pemeriksaan operasional atas aktivitas pengelolaan persediaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada Apotek Perintis

Abstract

Penelitian ini menggunakan unit penelitian perusahaan dagang di bidang farmasi yaitu apotek. Dalam mencapai tujuannya, perusahaan menjalankan berbagai aktivitas operasi. Aktivitas yang dilakukan perusahaan meliputi pembelian barang dari supplier, penyimpanan barang di gudang, dan penjualan barang kepada pelanggan. Semua aktivitas tersebut membutuhkan pengelolaan yang baik untuk menciptakan kegiatan operasi yang efektif dan efisien. Adanya pandemi Covid-19 memberikan dampak positif bagi apotek peningkatan permintaan obat dan vitamin mencapai lebih dari 100 persen apabila dibandingkan dengan sebelum pandemi. Berdasarkan survei yang dilakukan, permintaan yang tinggi ini salah satunya disebabkan oleh banyaknya masyarakat yang merasa lebih nyaman dan aman untuk membeli obat dari apotek. Intensitas barang yang keluar masuk pada apotek sangat tinggi dan persediaan adalah salah satu aset perusahaan yang penting bagi perusahaan dagang terutama pada apotek. Jika perusahaan tidak dapat mengelola persediaan dengan baik dan benar, maka proses penjualan di perusahaan akan terhambat dan pendapatan akan menurun. Maka itu penting melakukan pemeriksaan operasional untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada pada perusahaan dan memberikan rekomendasi kepada perusahaan agar, kegiatan pengelolaan persediaan menjadi efektif dan efisien. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan studi deskriptif dengan sumber data primer dan sekunder. Data primer yang digunakan terkait dengan pengelolaan persediaan seperti kebijakan dan prosedur dari pengelolaan persediaan dari permintaan barang sampai pengeluaran barang, dan stock opname. Sedangkan data sekunder buku, berita, jurnal dan laporan perusahaan seperti struktur organisasi perusahaan, job description. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi Pustaka (buku dan jurnal) dan studi lapangan (wawancara, observasi, dan dokumentasi). Teknik pengolahan data yang dilakukan dengan analisis kualitatif. Data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada pada perusahaan Apotek Perintis. Setelah pemeriksaan operasional dilakukan, ditemukan bahwa kegiatan pencatatan dan dokumen pencatatan persediaan barang yang kurang efektif dan kurang efisien pada perusahaan, segregation of duties yang belum memadai terkait pemesanan barang, struktur organisasi dan job description saat ini yang masih memerlukan perbaikan dan bagian accounting belum menginformasikan dokumen yang telah dibuat. Oleh karena itu, dilakukan pemeriksaan operasional untuk memberikan rekomendasi kepada perusahaan. Sebagai saran untuk mengatasi kelemahan kegiatan pencatatan dan dokumen pencatatan persediaan barang yang kurang efektif dan kurang efisien pada perusahaan, rekomendasi berupa dokumen pencatatan dari permintaan barang hingga keluar barang gunanya untuk membuat kartu stock barang. Untuk kelemahan Segregation of duties yang belum memadai terkait pemesanan barang, rekomendasi berupa otorisasi oleh bagian kepala cabang dan bagian gudang. Untuk kelemahan struktur organisasi dan job description saat ini yang masih memerlukan perbaikan, rekomendasi berupa membuat bagian pembelian setara dengan bagian gudang dan bagian gudang mempunyai dua bawahan yaitu bagian ADM gudang dan bagian Penyiap. Untuk kelemahan Bagian accounting belum menginformasikan dokumen yang telah dibuat, rekomendasi berupa kartu hutang selalu diinfokan kepada bagian pembelian. Rekomendasi tersebut diberikan kepada pemilik perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas untuk pengelolaan persediaan.