Evaluasi aktivitas pengendalian dalam upaya meningkatkan efektivitas siklus pembelian : studi kasus pada Hotel L

Abstract

Hotel berkontribusi bagi perkembangan industri pariwisata karena merupakan salah satu penyumbang devisa di Indonesia. Akan tetapi pada tahun 2020, Tingkat Penghunian Kamar (TPK) Hotel mengalami penurunan. Oleh karena itu, hotel memerlukan berbagai usaha untuk meningkatkan angka TPK, salah satu caranya adalah menjadi hotel yang memiliki keunggulan bersaing. Fasilitas yang memadai perlu disediakan untuk memenuhi kebutuhan para tamu hotel. Pihak hotel harus memastikan barang selalu terpenuhi, mulai dari kebutuhan kamar hotel hingga bahan baku untuk melayani tamu hotel. Setiap kali melakukan pembelian, maka akan mempengaruhi arus kas hotel. Ditemukan kelemahan pada aktivitas pengendalian yang diterapkan pada setiap siklus pembelian di Hotel L, seperti perangkapan tugas antara fungsi penerimaan dan penyimpanan barang. Terdapat masalah lain dalam proses pemesanan barang yaitu Supplier secara mendadak tidak dapat mengirimkan barang sehingga harus mencari Supplier lain dan mendapatkan harga perolehan yang lebih mahal. Tujuan utama siklus pembelian adalah untuk meminimalkan total biaya untuk memperoleh dan memelihara barang, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan untuk dapat berfungsi. Siklus pembelian menjadi efektif apabila tujuan utama siklus pembelian dapat tercapai. Supaya tujuan utama siklus pembelian dapat tercapai, maka perlu untuk mendesain Sistem Informasi Akuntansi dengan baik agar risiko-risiko dapat dikendalikan. Pengendalian internal memegang peran penting dalam mengendalikan risiko-risiko tersebut. Salah satu komponen pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian. Penelitian ini menggunakan metode penelitian analisis deskriptif. Untuk memperoleh data di dalam penelitian ini, dilakukan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Objek penelitian yang diteliti adalah evaluasi aktivitas pengendalian dalam upaya meningkatkan efektivitas siklus pembelian di Hotel L. Berdasarkan hasil penelitian, Hotel L belum melakukan aktivitas pengendalian dengan memadai pada siklus pembelian. Masih terdapat kekurangan pada aktivitas pengendalian otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat, pemisahan fungsi, desain dan penggunaan dokumen, dan pengamanan aset, catatan, dan data. Kekurangan pada keempat aktivitas pengendalian tersebut dapat menyebabkan kemungkinan terjadinya risiko-risiko meningkat, sehingga tujuan utama siklus pembelian tidak tercapai. Apabila tidak tercapai, maka Hotel L tidak dapat mencapai efektivitas siklus pembeliannya. Untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian, maka Hotel L terkait proses pemesanan barang, sebaiknya menerapkan otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat dengan membuat dokumen Tagihan Store Request, otorisasi Surat Permintaan Barang dapat dilakukan oleh Head of Departement sedangkan otorisasi dari Hotel Manager hanya ketika ada permintaan jenis barang baru. Selain itu, pada proses pengeluaran kas Board of Director dapat memberikan otorisasi atas Bukti Kas Keluar. Terkait dengan pemisahan fungsi pada proses penerimaan barang, sebaiknya fungsi penerimaan barang seharusnya dilakukan oleh Staff Receiving terpisah dari Store Keeper sebagai fungsi penyimpanan barang. Terkait dengan desain dan penggunaan dokumen, Hotel L perlu merancang flowchart untuk seluruh siklus pembelian, pada proses pemesanan barang, Staff Departement disarankan pembuatan dokumen Surat Permintaan Barang yang tidak tercantum harga, sebaiknya hanya menggunakan dokumen asli Surat Permintaan Barang dan Store Request tanpa adanya lampiran, membuat Internal Memo, melakukan penyempurnaan komponen dokumen yaitu dokumen Purchase Order dan Surat Permintaan Barang. Pada proses penerimaan barang, melakukan penyempurnaan komponen dokumen yaitu Tanda Terima Barang, dan membuat Internal Memo. Pada proses pengeluaran kas, melakukan penyempurnaan dokumen Bukti Kas Keluar, membuat dokumen Rencana Pembayaran. Terkait dengan prosedur pengamanan aset, catatan, dan data, karyawan yang berwenang melakukan back up data yang ada pada komputer masing-masing departemen, selain itu Supplier harus menuliskan nomor telepon yang bisa dihubungi oleh Staff Finance untuk memastikan kesesuaian nilai transaksi yang ada pada Nota Asli. Selain itu, Internal Auditor perlu mengecek kesesuaian harga barang dengan turun langsung ke lapangan.