Analisis dan perancangan sistem informasi pada siklus pembelian : studi kasus pada Aston Braga Hotel & Residence

Abstract

Globalisasi dan pertumbuhan masyarakat dunia mengakibatkan jumlah kebutuhan dan konsumsi barang dan atau jasa yang dihasilkan perusahaan meningkat. Pertumbuhan kebutuhan barang dan atau jasa tersebut menyebabkan meningkatnya jumlah informasi yang dibutuhkan dan dihasilkan oleh suatu perusahaan. Suatu perusahaan harus mempunyai sistem informasi yang memadai yang dapat menunjang kegiatan perusahaan tersebut agar tetap dapat bersaing dalam memenuhi kebutuhan masyarakat. Suatu perusahaan dapat menggunakan sistem informasi basis data yang dapat mempermudah dalam penyimpanan suatu informasi dalam jumlah yang besar dan penggunaan suatu informasi secara cepat. Sistem informasi basis data dapat diaplikasikan pada seluruh siklus di dalam suatu perusahaan, begitu juga dalam siklus pembelian. Database / basis data adalah suatu tempat penyimpanan informasi, dimana informasi tersebut memiliki hubungan satu sama lain, dan dapat diakses atau diproses oleh penggunanya. Perancangan suatu database dapat diakukan dengan menggunakan data modelling, yaitu REA Data Model, Entity-Relationship Diagram (ERD), dan logical database. Penggunaan dari kombinasi data modelling tersebut dapat melengkapi satu sama lain. Setiap kelemahan yang ada pada masing-masing jenis data modeling dapat ditutupi oleh kelebihan-kelebihan yang terdapat pada masing-masing jenis data modeling tersebut. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Tujuan dari penelitian adalah descriptive study. Tingkat campur tangan penulis yaitu minimal interference. Penulis melakukan penelitian ini dengan tidak secara sengaja merubah situasi yang ada pada perusahaan (noncontrived setting). Data dikumpulkan penulis dengan cara observasi secara langsung pada perusahaan, dan dilakukan dalam satu periode / one-shot studies. Pada siklus pembelian untuk persediaan General Store di Aston Braga Hotel & Residence, penulis menemukan beberapa kelemahan yang dapat dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu kelemahan terkait sistem dan kelemahan terkait Standard Operational Procedures (SOP). Untuk mengatasi kelemahan terkait sistem, penulis merancang suatu sistem basis data dengan menggunakan kombinasi REA Data Model, Entity-Relationship Diagram (ERD), dan logical database. Sedangkan untuk mengatasi kelemahan Standard Operational Procedures (SOP), penulis membuat rekomendasi berdasarkan analisa terhadap komponen Control Activities dalam Internal Control. Adapun rekomendasi yang diberikan terkait sistem dan Standard Operational Procedure adalah menggunakan database Status Persediaan untuk mencatat jumlah persediaan yang masuk ataupun keluar, membuat Purchase Requisition dari komputer, memberikan salinan Purchase Requisition dan Purchase Order kepada Store Keeper, bagian Purchasing membuat Purchase Order sebanyak empat rangkap, bagian Receiving melakukan penerimaan persediaan yang datang, membuat query pada database Invoice yang memiliki relasi dengan database supplier dan Receiving Record untuk dapat melihat rincian tagihan supplier, Store Keeper dan Cost Controller harus menjamin bahwa semua persediaan diatur dengan metode First In First Out (FIFO) dan membuat laporan dead stock, melakukan stock opname secara berkala dengan pihak yang independen, dan melakukan pemisahan fungsi pencatatan dengan fungsi custody pada Accounts Payable.