Evaluasi aktivitas pengendalian pada siklus pembelian untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian : studi kasus pada PT. Mega Jati Furniture

Abstract

Tren memesan kerajinan kayu dan mebel terus mengalami peningkatan dan menyebabkan pertumbuhan ekspor industri furnitur di Indonesia. Pertumbuhan pada ekspor industri furnitur menuntut perusahaan untuk mencapai competitive advantage agar dapat bersaing dengan perusahaan lain, sehingga dapat bertahan dalam industri furnitur. Competitive advantage dapat dicapai jika proses bisnis perusahaan berjalan dengan efektif, termasuk siklus pembelian. Proses bisnis perusahaan dapat berjalan efektif, jika pengendalian internal dalam siklus pembelian memadai. Salah satu komponen pengendalian internal yang dibutuhkan adalah aktivitas pengendalian. PT Mega Jati Furniture adalah perusahaan yang bergerak di industri furnitur dan memproduksi furnitur untuk di ekspor. PT Mega Jati Furniture mengalami keterlambatan pengiriman bahan baku dari supplier yang mengakibatkan kegiatan produksi menjadi terhambat dan menerima kualitas bahan baku yang datang tidak sesuai dengan yang dipesan. PT Mega Jati Furniture agar dapat bersaing dengan perusahaan sejenis perlu meningkatkan efektivitas siklus pembelian dengan cara melakukan evaluasi terhadap pengendalian internal terkait aktivitas pengendalian. Siklus pembelian dapat mencapai efektivitas jika tujuannya tercapai, namun dalam proses mencapai tujuan siklus pembelian tidak luput dari risiko. Risiko yang terjadi dalam perusahaan dapat diminimalisir dengan menerapkan pengendalian internal terkait aktivitas pengendalian yang memadai, sehingga diperlukan evaluasi pengendalian internal menggunakan framework COSO Enterprise Risk Management dengan cara mengevaluasi apakah seluruh komponen aktivitas pengendalian sudah ditetapkan pada siklus pembelian. Aktivitas pengendalian memiliki tujuh komponen yaitu proper authorization of transaction and activities; segregation of duties; project development and acquisition; change management controls; design and use of documents and records; safeguarding assets, records, and data; independent checks on performances. Berdasarkan hasil evaluasi, diperoleh rekomendasi untuk memperbaiki pengendalian internal terkait aktivitas pengendalian pada siklus pembelian yang memiliki kelemahan agar aktivitas pengendalian memadai sehingga dapat mencapai tujuan siklus. Penelitian ini menggunakan metode penelitian analisis deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer yang digunakan dalam penelitian ini yaitu hasil wawancara dan observasi berupa informasi yang berkaitan dengan siklus pembelian dan memantau langsung aktivitas terkait siklus pembelian. Sedangkan data sekunder pada penelitian ini menggunakan data yang telah disediakan oleh perusahaan berupa dokumen yang terkait dengan siklus pembelian di PT Mega Jati Furniture. Objek penelitian dalam penelitian ini adalah evaluasi aktivitas pengendalian pada siklus pembelian untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian dengan unit penelitian PT Mega Jati Furniture. Berdasarkan hasil penelitian, secara keseluruhan aktivitas pengendalian pada siklus pembelian yang sudah diterapkan oleh perusahaan belum memadai. Beberapa aktivitas pengendalian yang masih kurang memadai, seperti proper authorization of transaction and activities, segregation of duties, design and use of documents and records, dan independent checks on performances. Terkait kelemahan tersebut rekomendasi yang diberikan berupa menambahkan pihak yang bertanggung jawab mengotorisasi aktivitas pemesanan bahan baku, perusahaan menerapkan pemisahan fungsi antara recording, custody, dan authorization pada setiap aktivitas siklus pembelian, membuat dokumen permintaan pembelian, daftar supplier, pesanan pembelian, tanda terima barang, rencana pembayaran, dan bukti pengeluaran kas, perusahaan membeli lemari penyimpanan besi yang terdapat kunci agar aman, memberikan pembatasan akses terhadap dokumen ataupun persediaan, menjaga tempat persediaan agar tidak lembab dan memasang CCTV. Perusahaan sebaiknya menerapkan rekomendasi dan saran yang diberikan agar dapat meningkatkan efektivitas siklus pembelian perusahaan.