Pemeriksaan operasional untuk menilai efektivitas dan efisiensi proses pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku : studi kasus pda CV. PSA

Abstract

Suatu perusahaan manufaktur perlu memperhatikan beberapa faktor untuk mendukung kelancaran proses produksi dalam menghasilkan produk yang berkualitas dan mencapai laba. Salah satunya yaitu proses pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku yang efektif dan efisien sehingga perusahaan dapat memastikan kuantitas dan kualitas persediaan bahan baku yang memadai. Untuk menilai efektivitas dan efisiensi proses pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku maka dapat dilakukan pemeriksaan operasional. Dengan melakukan pemeriksaan operasional, diharapkan perusahaan dapat memperbaiki kinerja perusahaan menjadi efektif dan efisien. Pemeriksaan operasional merupakan suatu proses menilai dan mengevaluasi kinerja operasi perusahaan selama ini apakah perusahaan telah menjalankan kegiatan operasinya dengan efektif, efisien dan ekonomis. Hasil pemeriksaan operasional berupa rekomendasi perbaikan pada area yang bermasalah atau berpotensi menimbulkan masalah. Proses pembelian merupakan suatu aktivitas secara sistematis untuk menentukan jenis produk yang dibutuhkan, memperoleh barang dan jasa dengan kuantitas dan kualitas yang dibutuhkan secara tepat. Sedangkan pengelolaan persediaan menentukan tingkat dan komposisi persediaan yang dibutuhkan termasuk penjadwalan untuk pemesanan dan pengaturan penyimpanan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode descriptive study di mana menjelaskan karakteristik dari orang, kejadian atau situasi dalam peneltian. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan dengan cara wawancara, observasi, dokumentasi serta studi literatur mengenai pembelian,pengelolaan persediaan dan pemeriksaan operasional. Penelitian dilakukan pada CV. PSA, suatu perusahaan yang bergerak dalam industri roti atau pangan. Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa proses pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku belum efektif dan efisien. Terdapat beberapa kelemahan pada proses pembelian bahan baku yaitu tidak adanya independent checks on performance oleh wakil pemilik, tidak adanya adequate documents and records, kebijakan dan prosedur pembelian yang masih belum memadai dan belum dilaksanakan dengan baik. Adapun, kelemahan pada pengelolaan persediaan bahan baku yaitu tidak adanya segregation of duties yang memadai, tidak adanya adequate documents and records, tidak adanya physical control over assets and records, tidak memiliki kebijakan batas minimum persediaan untuk membeli persediaan bahan baku. Berdasarkan pengumpulan data terkait persediaan bahan baku selama dua bulan, diketahui perusahaan mengalami kekurangan persediaan bahan baku akibat mekanisme pencatatan yang kurang efektif dan efisien serta terjadi peningkatan permintaan. Perusahaan menanggung stockout cost sebesar Rp 440.568 dan perusahaan melakukan pembelian bahan baku yang terlalu banyak sehingga timbul opportunity cost sebesar Rp 151.701. Akibat proses pembelian yang kurang efektif dan efisien, perusahaan menanggung kerugian sebesar Rp 203.913 karena kerusakan bahan baku yang terjadi akibat faktor eksternal yang uncontrollable. Selain itu, perusahaan harus menanggung kerugian sebesar Rp 276.490 karena adanya kerusakan bahan baku akibat pengelolaan persediaan bahan baku yang kurang efektif dan efisien. Rekomendasi yang diberikan oleh peneliti antara lain perusahaan perlu menentukan batas minimum persediaan, adanya dokumen yang memadai terkait pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku. Selain itu, bagian persediaan harus melakukan stock opname persediaan bahan baku secara keseluruhan, rutin dan detail. Serta mengawasi penerimaan dan penggunaan bahan baku dengan baik. Perusahaan perlu melakukan pemeriksaan operasional secara berkelanjutan agar perusahaan dapat mengetahui potensi masalah atau masalah yang telah terjadi. Sehingga perusahaan segera melakukan pencegahan atau perbaikan agar proses pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku dapat berjalan dengan efektif, efisien dan ekonomis.